合同管理系統成功案例
一、企業概況
中原的物業管理業務在xxxx年在北京建立，并在1996年已經拿取北京市的“物業管理資質合格證書”，然后在2002年成為一家獨立的外資專業服務公司，主要負責中原在國內的物業管理服務工作。中原物業主要引用國際和香港的物業管理概念，并根據國內不同地方的市場情況而全面推行日常的物業管理工作，中原擁有多年的物業管理經驗，服務范圍廣泛而全面。現時的物業管理業務約有 50%在北京，其它的管理項目和客戶分布在沈陽、哈爾濱、大慶、青島、天津、鄭州、太原、石家莊等地方，為了開拓不同的市場，在天津市和沈陽市也成立了物業管理分公司。
二、項目簡況
中原物業于20xx年應用友為合同管理平臺，實現各地項目于總部之間的申請、審批互動；實現了雙方的數據共享；功能模塊包括：合同申請、審批、備案、付款、催費、收款、法務處理，平臺基于組織架構，應用規模較大，包括集團總部、北京區分公司、沈陽分公司、牡丹江分公司、海城分公司等。
三、面臨的問題和挑戰
隨著集團發展，企業在中國各大城市和香港地區擁有多個分公司和分部，每個分部有很多物業項目在運行，項目中各種業務的批示需要總部領導進行審批和確認，處理業務量大，數據難以匯總統計和管理，因此需要一個電子平臺來協助合同管理，力爭為客戶提供專業的金牌物業管理服務。
友為物業合同管理解決方案
1、在線合同/協議書申請
通過瀏覽器訪問合同管理系統后，在線填制合同/協議書。平臺提供已提供合同的格式，用戶只需補充剩余信息即可，合同填制過程中可以將對方公司營業執照、相關資質、特種經營許可證、分包簡報、分包選聘表、安全生產責任書等相關文件上傳，為合同提供更加詳細的相關信息。可在線申請月付型、季付型、半年付型、一次性支付型、分期型、無明確金額型等類型的合同、協議書。如果合同有續簽，隨時可以在線發起續簽審批請求，相關合同信息可以相互關聯，方便追溯查找。
2、在線合同/協議書審批
為了實現在線審批，在調查了企業合同審批情況后，在友為合同管理平臺中根據實際業務建立了多條合同審批流程，今后，無論是集團人員還是分部人員，無論在司辦公還是出差在外，都只需通過登錄平臺，在線對合同/協議書進行審批。例如為住宅事業部建立合同審批流程，當合同申請提交后，項目經理收到審批請求，于是進入系統審批合同，審批完后，將自動流轉到事業部經理并發送審批申請（Email）和通知（系統內部消息），事業部經理收到請求或消息，對合同繼續審批，審批完后，流轉到法務部經理、再到財務總監、再區域總經理，最后直至合同審批完成。
3、在線合同/協議書備案
在線備案，及時更新合同的狀態。
4、在線進行合同付款申請
將合同的付款納入在線管理，通過領導審批的方式來決定是否進行，待業務領導和財務人員全部審批通過后才可付款。
5、業主糾紛在線登記
針對與業主之間的'糾紛，需要公司法務進行處理，各地項目通過系統進行相關登記和申請，包括強制執行申請、請示申請、催費業務信息單、項目律師信、項目立案訴訟單、匯款明細登記等。
四、應用效益
1、協同辦公、增強了集團內部協作
應用友為合同管理系統平臺后，實現集團通過電子平臺進行合同處理，有效利用了資源，提高了處理合同的能力和效率。例如，當業務部門提交了一個合同或付款請求，通過審批流程，使所有相關專業人員和審批領導參與其中，正所謂“術業有專攻”、“集百家之長”。
2、合同到期預警、糾紛處理，降低了集團管理風險
合同到期預警、資質證件預警提醒合同管理者及時執行并跟蹤合同的最新情況，此外，律師信、項目立案訴訟等為解決合同糾紛提供幫助，降低了風險也就減少了企業的損失。
3、統計分析、合同視圖，提供了集團決策依據
合同管理平臺擁有較強的統計分析功能，在“合同一覽“中提供了所有合同的類型、相對方、開始時間、到期時間、合同金額、合同狀態等信息的展示，并支持導出到電子表格中；在“收款報表”中，展示所有合同的收款情況；在“催費報表”中展示客戶的所有催費記錄，根據這些記錄，從而為集團決策提供依據。
中原物業在應用友為合同管理平臺之前，原來有很多的其他業務申請通過sharepoint進行管理，但是由于此沒有審批流，用起來很不方便；應用友為合同平臺后，客戶通過友為合同管理流程平臺自行擴展出了很多深度應用，實現了申請從前到后的審批流程。
通過友為合同管理平臺，實現了物業公司與業主之間糾紛相關文件的律師申請過程，法務數據信息的共享化，報表及時匯總，為領導決策提供數據依據。
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