進出口管理系統規章制度(一)_規章制度

　　(第一部分)
　　?□ 準備工作?
　　營業助理復查上次該客戶當面所交代或離京后來電或來函所應辦工作是否已完成，如未完成應速辦妥。?
　　1.營業助理對客戶所寄來擬在臺仿制的原樣品，如需準備(counter sample)或報價、確認樣品、印刷盒、紙套、標紙、標頭、陳列箱、說明書等資料，應立即準備齊全，如有問題不能解決，應立即向主管經理請示如何處理。?
　　2.營業助理需準備客戶所欲購項目的最新報價，以滿足客戶再訂購的需要。?
　　3.營業助理應客戶所需，代訂飯店房間，并于到京前一天應再與飯店聯絡，不可有誤。?
　　4.營業助理須通知裝押助理，最遲于客戶來京前一日備妥ool(outstanding order list)。?
　　5.如需采購部有關科長配合準備工作者，營業助理應即與其聯系協調妥善，對大客戶來京應預告其到公司日期。?
　　□ 客戶當日工作?
　　1?如需到機場迎接，營業部助理應向總務科協調安排接機事宜，并應于飛機抵達前2小時與航空公司機場辦事處聯絡班機確定到達時間。必須提早5分鐘抵達機場或飯店將客人接來公司。?
　　2?如客戶需赴工廠察看，營業助理應事先與工廠聯絡，安排行程。?
　　3?如客戶需要游覽名勝古跡，營業助理應事先安排觀光行程。?
　　□ 客戶來公司當日?
　　1.赴機場或飯店接客戶前，營業助理應將有關資料、檔案、樣品等置于業務洽談室。?
　　2.如客戶需要飲料、食品等，營業助理應通知樣品室有關人員準備。?
　　3.如需采購部有關科長備詢時，營業助理應事先通知待命。?
　　□ 客戶接洽業務?
　　1.營業部經理及助理陪客戶挑選樣品。?
　　2.經客戶挑選的有興趣產品，營業助理應立即記錄詳細資料及產品編碼、規格、包裝明細、材數、最近工廠價格。如有必要，可與有關科長協調報價。如客戶系以c&f或cif條件采購者，應即計算所擬報單位數量的運費，如該產品客戶前曾購買者，則應記錄前次廠價與賣價。?
　　3.與客戶洽談中，對報價及客戶所特別要求的規格、形態、大小、尺寸、厚度、結構材料、顏色、包裝、質量、訂購數量等營業助理均應詳細列入記錄，必要時畫上該產品草圖。?
　　4.如客戶當日未能決定采購，須待數日繼續洽談時，營業助理應將所挑選出來的樣品，留條囑咐樣品室有關人員暫保留于業務洽談室架子內。以免下次洽談時重復挑選。(保留期限不得超過一星期)。?
　　5.如客戶不予洽談或已洽商完畢之樣品，營業助理應立即囑咐樣品室有關人員歸還原處。?
　　6.客戶如有任何詢問應即查核答復，如不能即時答復，也應向客戶說明原因并告以何時答復。?
　　7.與客戶洽談中，對客戶所交代之工作應于下次洽談前完成。?
　　□ 整理o/c或報價單?
　　1.應客戶需要，將洽談中有興趣的產品，營業助理與采購有關科長協調整理報價單，經主管經理核閱后打出交給客戶。?
　　2.客戶訂購產品，營業助理應于客戶離公司的當日或限期內將o/c單項總價及全部總價底稿整理妥當，呈主管經理核閱后，按o/c所需份數多加二份。如系c&f或cif時，o/c上之材數不予打出。?
　　3.營業助理，應立即核對o/c是否與底稿相符，如有錯誤即自行修改確實無誤，然后抽出一份o/c請示經理后，開境內訂單，連同境內訂單裝運聯一并交裝押助理。?
　　4.所有寄境外信件，o/c或其他一切文件須由營業助理核對，并在寄出之份上經理簽名處旁簽名，日期，送交主管經理發出，但報關文件由營業助理于結關前自行核對單價數量，必須在當日內完成。?
　　□ 開境內訂單時?
　　營業助理應時常查核自存之o/c，并盡快請主管經理會同有關采購科長發出境內訂單，并在存檔o/c及資料卡或price list上注明承制工廠、廠價、境內訂單號碼及日期。?
　　1.訂單上嘜頭可采用下列方式：?
　　(1)刻章。?
　　(2)打字。?
　　(3)由營業助理書寫清楚。?
　　2.如境內訂單上數量、價格、包裝、規格、嘜頭有變更時，即發出"訂單更改通知"，并與原境內訂單所留底聯裝訂一起。?
　　3.如系將境內訂單改開給另一工廠，則應于境內訂單留底聯、驗貨聯、裝運聯上注明"本訂單系原訂單××號重開，原訂單作廢"，并于存檔o/c聯及資料卡或price list上更改境內訂單號碼、日期、承制廠商名稱價格，但在工廠聯及簽回聯上絕對不可注明該訂單系重開，并立即將裝運聯直接交裝押助理。?
　　4.原境內訂單如系改開別家工廠時，須用特別編號，舉例如下：?
　　kr-1021 (此為改開訂單號碼)?
　　k-1021 (此為原訂單號碼)?
　　5.需熏蒸的貨，外箱上一定要打洞，應于訂單上特別注明，告知工廠。?
　　6.如系紡織品的訂單，亦應于訂單上注明需辦quota才可出口。?
　　7.印刷品清款時，務必附上樣品才可付款。?
　　8.訂單一個item在us$5000以上，營業部科長在時一定要讓科長簽字，才能寄出，如科長不在而急于寄出的訂單由營業部自行決定此訂單是否要由科長簽準才寄出，但如未經科長簽字的訂單，采購科長應協助出貨，而催貨則由營業部負責。?
　　9.凡向工廠催貨(包括配件及印刷品)一切成敗的責任由營業助理負責，但裝押助理協助催貨。