秘書(shū)新手入門(mén)_寫(xiě)作指導(dǎo)

前不久，公布了本站要整理發(fā)布一套秘書(shū)新手入門(mén)教程，由于工作時(shí)間的原因。今天暫時(shí)整理發(fā)布第一篇
一、秘書(shū)助理的感覺(jué)
事情太多做不完
　　 突發(fā)事件突發(fā) 　　 槍林彈雨壓力大
　　 關(guān)系錯(cuò)綜復(fù)雜
　　 又要能說(shuō)又要會(huì)寫(xiě)
　　 好像我是萬(wàn)能的
　　 沒(méi)有角色的角色
　　 多頭無(wú)法分身
　　 多、煩、雜、亂
　　 夾心餅干
　
　　二、職能角色定位
　　初級(jí)秘書(shū)助理——事務(wù)性文秘
　　 ??應(yīng)包括公司前臺(tái)接待、電話接線生、事務(wù)專(zhuān)員、部門(mén)事務(wù)助理、主任助理、工作簡(jiǎn)單的經(jīng)理助理等。主要工作是文案寫(xiě)作、事務(wù)性工作處理。主要是瑣碎事務(wù)操作、電腦文案。
　　中級(jí)秘書(shū)助理——文秘 + 輔助管理 ??包括部門(mén)總監(jiān)秘書(shū)助理、經(jīng)理秘書(shū)助理等處于中層管理者左右的秘書(shū)、中小公司的經(jīng)理秘書(shū)。他們的權(quán)力和責(zé)任相對(duì)大一些，處理各種事件的能力要求也高一些，管理水平和計(jì)算機(jī)應(yīng)用的能力要求更高一些，并要有很好的協(xié)調(diào)能力。
　　高級(jí)秘書(shū)助理——文秘 + 獨(dú)立管理
　　 ??包括跨國(guó)公司首腦秘書(shū)、董事會(huì)秘書(shū)、地區(qū)總裁秘書(shū)等。他們屬于管理階層，對(duì)他們的領(lǐng)導(dǎo)能力、協(xié)調(diào)能力、管理能力都需要多年甚至十幾年的培養(yǎng)和修煉。完全能夠獨(dú)立進(jìn)行項(xiàng)目管理、事務(wù)統(tǒng)籌、決策指揮。
第一章 秘書(shū)必備的素質(zhì)
　　一、職業(yè)化秘書(shū)的標(biāo)準(zhǔn):
　　? 敬業(yè)精神 正直--公平，堅(jiān)持既定政策和原則
　　? 表率作用 誠(chéng)實(shí)--實(shí)事求是
　　? 領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)范 敬業(yè)--以工作為榮，設(shè)定高的工作水準(zhǔn) 　　? 業(yè)務(wù)能力 守信--不失約、不違約、不食言、不泄密 　　? 指揮與控制能力 勤奮--努力工作，不斷學(xué)習(xí)　　? 合作精神 有序--利落，有條不齋 　　? 學(xué)習(xí)與創(chuàng)新能力 高效--追求效率和效益 　　? 知人善任的能力 可靠--按約定完成工作，保質(zhì)、保量、及時(shí)　　? 對(duì)待意見(jiàn)與批評(píng)　　? 大局觀
　　二、秘書(shū)的職業(yè)態(tài)度 　　? 主動(dòng)性（initiative) 　　? 適應(yīng)性(flexibility) 　　? 團(tuán)隊(duì)精神(team work)　　? 尊重他人(respect for people) 　　? 創(chuàng)新精神(creativity) 　　? 堅(jiān)持原則(uncompromising integrity) 　　? 服務(wù)與貢獻(xiàn)(service & contribution) 　　? 認(rèn)同與分享 (sharing) 　　? 雙贏與相互依存(win-win & interdependence)　　? 溫柔的心和自省
第二章 秘書(shū)的重要職業(yè)技能
　　第一部分：日常事務(wù)處理
　　一、撥打/接聽(tīng)電話的程序和技巧
　　1、 打電話前的準(zhǔn)備
　　? 準(zhǔn)備好電話記錄本和筆
　　? 把要與對(duì)方說(shuō)明的事情、內(nèi)容的順序簡(jiǎn)單列在記事本上，并逐一核對(duì)無(wú)遺漏。
　　? 準(zhǔn)備好通話時(shí)需要的文件資料。
　　? 查閱對(duì)方電話號(hào)碼，確認(rèn)無(wú)誤，開(kāi)始撥打。
　　2、 正式撥打電話：
　　? 撥通電話后，確認(rèn)對(duì)方公司及姓名，然后熱情而有禮貌的說(shuō)：“你好！我是****公司**部**。”
　　? 如需與有關(guān)人員通話，應(yīng)有禮貌地請(qǐng)對(duì)方傳呼或轉(zhuǎn)達(dá)。
　　? 如告知對(duì)方的內(nèi)容較復(fù)雜，應(yīng)主動(dòng)提醒對(duì)方做好記錄
【1】【2】

　　? 逐一將事情說(shuō)明，注意語(yǔ)言簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確；
　　? 通話結(jié)束后，確認(rèn)對(duì)方已放下話筒，然后放電話。
　　3、接聽(tīng)電話
　　? 3聲鈴響內(nèi)將電話接起，平和有禮貌的：“你好！我是**部**。”
　　? 若通話內(nèi)容較復(fù)雜，或有不清楚的地方，最后應(yīng)當(dāng)將要點(diǎn)重復(fù)一便，以免遺漏或有偏差。
　　? 通話結(jié)束后，確認(rèn)對(duì)方已放下話筒，然后放電話。 　
　　4、 通話技巧：
　　? 日常禮貌用語(yǔ)：
　　詢問(wèn)對(duì)方時(shí)，可用：“請(qǐng)問(wèn)您哪里？”、“請(qǐng)問(wèn)您怎么稱(chēng)呼？”“請(qǐng)問(wèn)有什么事？”等
　　? 對(duì)總經(jīng)理直接領(lǐng)導(dǎo)、保持經(jīng)常聯(lián)系的外部、內(nèi)部人員應(yīng)在日常工作中盡量熟悉，達(dá)到聞其聲知其人，并及時(shí)予以轉(zhuǎn)接。
如對(duì)方有事需要你傳達(dá)，必要時(shí)需將對(duì)方姓名、單位、電話號(hào)碼以及需要傳達(dá)的事再重復(fù)一遍，以便必要時(shí)再與對(duì)方聯(lián)系。
　　? 如不能把握總經(jīng)理是否要和對(duì)方通話的情況下，不能隨便回答總經(jīng)理“在”或“不在”，可說(shuō)“請(qǐng)您稍等一下，我去看看**總經(jīng)理是否在？”，然后請(qǐng)示總經(jīng)理是否轉(zhuǎn)接。 
　　? 如遇總經(jīng)理不愿接聽(tīng)對(duì)方電話，則可用委婉的語(yǔ)氣：“實(shí)在抱歉，**總經(jīng)理這是不知上哪去了，我見(jiàn)到他時(shí)再給您回個(gè)電話；如果您方便的話，能否讓我轉(zhuǎn)達(dá)您的事情？”做到有禮有節(jié)、滴水不漏。
　　? 在知道身份但不告知事由的情況下，如方便可詢問(wèn)總經(jīng)理后決定是否轉(zhuǎn)接；也可詢問(wèn)對(duì)方是公事還是私事，如是公事可讓對(duì)方知曉，將事由告知自己也可達(dá)到目的。
　　? 在對(duì)方不肯告知身份及事由的情況下，經(jīng)反復(fù)詢問(wèn)后未果，可委婉結(jié)束通話。
　　? 如果對(duì)方喋喋不休，廢話連篇，可以說(shuō)“請(qǐng)問(wèn)您還有別的事嗎？”或“對(duì)不起，我還有急事要辦”等結(jié)束通話。
　　? 如一個(gè)未完又來(lái)一個(gè)，應(yīng)視電話內(nèi)容和對(duì)方身份，讓緊急的、重要的人員先講，同時(shí)禮貌的告訴另一方稍候片刻，或記錄對(duì)方電話，稍侯打過(guò)去。
　　? 整理電話留言，在總經(jīng)理回來(lái)后匯報(bào)相關(guān)信息。