文秘人員必須具備的10種工作意識

文秘人員必須具備的10種工作意識

　　文秘是指經過學習，掌握公關與文秘專業的基本理論與基本知識，熟悉現代文書學、秘書學的原理和方法、具有較強的寫作能力、能熟練地從事文書、秘書事務工作，能進行文章寫作、文學編輯和新聞寫作、有較強的公關能力、并從事信息宣傳、文秘服務、日常辦公管理及公共關系等工作的人才。下面為大家帶來了文秘人員必須具備的10種工作意識，歡迎大家參考。

　　文秘人員必須具備的10種工作意識

　　一、配角意識

　　文秘工作的本質屬性是輔助性，這是其與生俱來的屬性。文秘在社會組織中不是領導者、決策者，因此，文秘沒有決策權，而僅僅是領導者、決策者的參謀和助手。因此，文秘應在工作中首先明確自我定位，端正自我認知，牢固樹立“配角”意識、“綠葉”意識，要認識到文秘工作就是“為他人作嫁衣裳”。因此，文秘在輔佐領導決策過程中，主要提供相關決策信息，出謀劃策，提出合理的意見或建議以供領導參考。決策形成之后，文秘必須要認真執行并堅決維護，在執行過程中不得自行其是，擅自更改。文秘遇事要多請示、多匯報，絕不可自作主張、自以為是，要做到不越職、不越權、不越位。要杜絕在文秘工作中，以“二首長”自居，發號施令的行為。

　　二、參謀意識

　　現代文秘要求文秘做領導的參謀智囊，文秘工作的“四個轉變”也強調“從偏重辦文辦事，轉變為既辦文辦事，又出謀獻策”，因此，現代文秘必須樹立參謀意識，為領導出謀劃策。

　　參謀就是為追求一定目標的領導者或決策者爭取最佳目標效果而提供情報、信息、建議、方案的一種職能行為和智能活動，因此，文秘在工作中，大到決策，小到一般事務，凡是為了達到最佳的目標效果，文秘都可以為領導提意見或建議。

　　比如輔佐決策中的參謀咨詢。決策前，為領導的決策目標提供決策依據、決策信息供領導參考；決策中，從擬定備選方案到分析評估到方案優選，文秘在每一步驟都可以提出自己的參考意見和建議，供領導拍板定案時參考；決策后，在提供回饋信息的同時，還應適時提供推動決策實施、防止和糾正決策失誤的意見和建議。對于決策執行過程中出現的新情況、新問題要進行綜合分析，找出原因，提出解決辦法。

　　再比如文書工作中的參謀咨詢。文秘人員在接受撰文意圖后，有時需要通過撰寫活動對領導意圖進行深化加工，或作進一步的分析、綜合、調整、取舍，或拾遺補闕，對領導意圖中某些欠周密、欠妥當的地方給予彌補修正。這是文秘文書工作參謀功能的體現。

　　三、勸諫意識

　　金無足赤，人無完人。領導者在工作中也會有疏漏、失誤，甚至是錯誤。這就要求文秘做領導的諍友，為領導工作拾遺補缺，提醒勸諫。文秘應及時指出領導工作中的不足和問題，防止錯誤的進一步危害和問題的擴大化。文秘對原則問題應絕不妥協。面對領導的違法違紀行為，決不可姑息縱容，更不應該同流合污，助紂為虐，使黨和人民的利益進一步受到損害。這是對文秘工作意識的更高層次要求。

　　文秘要不斷學習、提高業務能力才能發現領導工作中的不足而進行勸諫。文秘人員要站在領導的思維高度，有全局意識、大局意識和前瞻性，又要扎根群眾，傾聽民意，要綜合上下兩方面工作中的實際情況，才能做出正確恰當的判斷，這是勸諫的前提。

　　文秘要講究勸諫藝術。勸諫也是一門藝術，文秘應適時、適地、適機、適人地進行勸諫，才能達到更好的效果。勸諫應當選擇合適的時間、場合，要通過正當的渠道，有理有據地委婉合理表達，不能在公開場合讓領導難堪，要照顧領導的自尊心，維護領導在下屬面前的權威。勸諫應當抓住時機，如在某些決策只是初步設想，還未付諸行動、正式執行階段，勸諫的效果最好。勸諫應當建立在對領導行事風格、思維個性充分了解的基礎上，對癥下藥，因人而異，此之謂“適人”。

　　四、服務意識

　　文秘職業在國外屬于一般事務管理、服務這一職業大類。從文秘工作性質上，服務性是文秘工作的典型屬性之一。因此，文秘要樹立牢固的服務意識，具體講就是“三服務”意識。“三服務”從基層來講，即為領導服務、為職能部門和下級機關服務、為人民群眾服務。文秘工作的服務性是綜合性、全面性的服務，既為領導服務，也為職能部門和下級機關服務，更是為人民群眾服務的。文秘的服務意識貫穿在文秘的一切工作之中，小到端茶倒水、接打電話、跑腿辦事、打印文件等瑣碎工作，大到接待來賓、會議組織、決策服務等。文秘應充分認識和理解文秘服務工作的價值，并對服務工作投入全部熱情和精力，嚴謹認真地做好每一項看似微不足道的工作。

　　文秘的服務意識，要特別強調一下主動服務意識。文秘活動包含主動性與被動性這一對基本矛盾范疇。文秘工作受制于客體及其指向而具有鮮明的被動性，一般情況下，領導讓干什么就干什么，讓怎么干就怎么干。但是，文秘工作也有主動性的廣闊空間。比如主動為領導和職能部門提供有價值的信息，主動地參謀咨詢，主動勸諫，主動提供決策目標，主動反映工作中出現的各種問題、苗頭等等。總之，文秘要像“四個轉變”中提到的“從被動服務，轉變為力爭主動”，創造性、預見性地開展工作，充分體現文秘工作的自覺性和責任感。

　　五、公關意識

　　公關是以公眾利益為出發點，以互利共贏為目的的一種傳播溝通、塑造形象、協調利益的科學管理思想。文秘作為上下左右內外聯系的“橋梁”、接待來信來訪的“窗口”、危機事件的“一線救火員”，必須掌握現代化的管理理念，具有敏感的公關意識。這就要求文秘人員要善于處理各種復雜關系，善于處理各種突如其來的緊急情況、特殊意外情況，化解危機。公關意識中很重要的方面是對危急事件的處理，文秘人員應該果斷對形勢作出正確合理判斷，盡快將負面事件的影響控制在一定范圍內，最大限度保障公眾利益，將本單位的損失降到最低。

　　現代文秘應有意識地密切和融洽與股東、職工、顧客、社區公眾、新聞媒介乃至政府部門等內外各方面的關系，樹立并維護單位和公司的良好形象，提高和擴大單位與公司的知名度和美譽度。

　　六、信息意識

　　信息工作是文秘工作的重要組成部分，信息工作幾乎又是文秘各項工作開展的前提，如信訪、調研、文書擬寫、策劃宣傳、輔佐決策等。互聯網時代是“信息爆炸”的時代，信息和信息獲取渠道都更加多元，這極大便利了文秘的工作。但同時，這也意味著文秘人員應具有更敏銳的對信息的感受力、判斷力和洞察力。傳統文秘在信息工作中只側重于簡單的收發傳遞信息，現代文秘則強調綜合處理信息，即要有敏銳的信息意識，要善于發現各種有價值的信息，要有去偽存真的鑒別能力，要有沙里淘金的篩選能力，要有綜合提煉的加工能力，及時向領導傳遞各種有價值的信息。

　　七、保密意識

　　文秘由于為決策者、領導者服務，因此接近權力的核心。文秘要輔佐領導決策，服務各種會議，對許多機要秘密文件進行起草與處理。因此，文秘比一般群眾知密早、知密多、知密深。一旦泄密，會使所在單位的工作承受相當的損失和難以估量的影響。因此文秘必須自覺樹立保密意識，保守機密，守口如瓶。文秘在思想上要時刻警惕，充分認識保密工作的重要性，提高防范意識。文秘要嚴格遵守單位相關的安全保密管理條例，要堅持職業原則，遵守職業道德，不將所掌握的信息作為謀私利的手段，自覺維護本單位的利益。

　　除了傳統的保密工作，網絡信息的安全保密工作也越來越受重視，推動建立網絡安全防范機制、進行網絡信息技術加密、適應保密工作發展的新變化是對文秘保密意識的新要求。

　　八、政策法規意識

　　遵紀守法、知法用法對國家、對每個社會主義公民和社會組織的要求。領導的決策要符合相關的法律法規和黨和國家、以及上級的大政方針政策，不得違背和抵觸。因此，文秘應該樹立政策法規意識，為領導決策把好政策關、法規關。另外，文秘在信訪工作中，要以政策、法規作為依據解疑答惑，文秘人員作為單位的“筆桿子”，要寫好各種公文材料，也必須以政策法規為依據。因此，文秘必須要具備一定的政策法規修養和意識。

　　九、形象意識

　　文秘部門素有“窗口”之稱。說它是“窗口”是指內外聯系、洽談工作、商辦事情、群眾來訪等，都由文秘部門出面。文秘往往集文秘、領導、單位組織形象于一身，因此，文秘工作作風、個人形象都直接反映一個機關、一個企業及其領導的公眾形象和精神面貌。因此，文秘必須樹立形象意識。

　　文秘要有意識地培養敏捷干練、嚴禁細致、一絲不茍、謙和熱情、謙虛謹慎、積極主動、精神飽滿的工作作風，生活作風上要養成良好的生活習慣，注重穿衣打扮，講究衛生，談吐文雅，舉止大方，文明有禮等。只有這樣，才能在對外交往當中提高本組織的美譽度和信譽度。

　　十、群眾意識

　　全心全意為人民服務，是我們黨的根本宗旨。一切機關、團體、企事業單位，都是為人民服務的。文秘工作的“三服務”也強調文秘是為人民服務的。因此，為人民群眾服務，這是文秘工作的出發點與歸宿。文秘工作本身，包含有協助領導處理直接與人民群眾利益密切相關的具體事務，比如調查研究、信訪工作、查辦工作等。文秘部門無論是參謀輔助還是事務服務，都是協助領導帶領群眾去實現組織目標。因此，文秘在工作中一定要樹立群眾觀念。

　　文秘人員要具備什么素質

　　（一）、基本素質

　　1、 身體素質：健康的身體應該是做好任何工作的一個重要前提。要有一個健康的體魄。身體狀況不佳的人是不能勝任秘書工作的。

　　2、 心理素質：要時刻保持良好的心態，心理狀態要正常，不要被情緒所左右。每一天都應以平和的心態從事自己的工作。一個有著心理障礙的人，一個對社會充滿仇恨的人，一個喜怒無常的人是不可能做好秘書工作的。

　　3、 思想素質：這是更高的一項要求，作為現代社會的高級管理人員，在一個國際知名的機構里工作，應當具有愛崗敬業精神、實事求是精神和開拓創新精神，此外，還應具備博大的胸懷、寬廣的視野和高度的社會責任感。

　　在現代社會里，人們的工作生活的節奏加快，社會的變化日新月異，外邊的世界很精彩，幾乎每天都有令你感慨的事情發生，且不說每天的國內外形勢，就在我們身邊，就會經常有一些新奇事、突發事，今天你的一個親戚玩股票掙了大錢；明天你的一個朋友倒房地產虧大發了；昨天，你的哥們當了大官，前天，你的一個熟人因腐敗問題露餡，進去了……這些都會令你感慨，但不要受各種情況的影響，不能看人家發財了，就想到，做人就得膽大；而一看到出問題的，馬上又一轉念，做人還是謹慎為好！

　　（二）、業務素質

　　1、理論知識：必須認識到理論學習的重要性，一方面要掌握扎實的基礎知識，包括法律、外語、經貿以及對業務工作有幫助的其它知識。另一方面也注意收集新的信息，關注的法學領域的新的發展動態。

　　2、 實踐經驗：要注意總結工作中好的經驗，盡量避免走彎路，要經常進行經驗交流，要多向有經驗的人學習。

　　3、 辦事能力：秘書工作繁雜、瑣碎，這就要求我們必須具備較高的辦事能力，無論是辦案，辦會，還是處理日常事務，都要注意鍛煉自己的辦事能力，提高辦事效率并應掌握一定的辦事方法與技巧。

　　（三）、文化素質

　　1、 社會科學 學好專業知識應是起碼的要求，而懂得一點文史哲，具備一定的文化素養，也很有必要，可陶冶人生情趣，亦可對工作有所裨益。相傳，在清朝某年間，皇帝派朝廷官員到南方招考官吏，但先后派了幾人均未能完成此任。何故？只為南方的秀才們嫌這些官員文化素養低，寫詩做對皆不行。后皇帝派了一個叫王爾烈的人又去江南辦理此事。那些江南才子們以出對聯來試王的文化，上聯曰： 江南千山千水千秀才，王爾烈即刻以此下聯對之： 塞北一天一地一圣人。 語出驚人，頓受青睞。江南秀才們進而問到，先生的學問究竟有多大？王隨口吟到：天下文章屬三江 三江文章屬吾鄉 吾鄉文章屬吾弟 吾為吾弟改文章。由此，一句對聯，一首詩完成了招考工作。

　　2、 自然科學：仲裁、調解案件五花八門，常常要涉及自然科學的有關知識，如機械設備，建筑工程，醫藥化學等。一方面，我們平時要注意積累；另一方面，在辦理這方面的案子過程中，也要從中學一學這方面的知識。

　　3、 外語：我們辦理的案件中，涉外案件占有很大的比例，經常涉及外國當事人，對外交往中，無論是書面的，還是口頭的，都要經常運用外語。我們要使自己成為既懂業務又懂外語的，“兩條腿走路”的人才。

　　文秘人員要培養什么能力

　　一、文秘要努力培養策劃全程的能力

　　文秘工作鏈條比較長，有些文秘崗位專業分工很細，在行政過程中往往只管自己負責的行政段落的工作，而對其它環節的工作往往過問有限，關心不夠，這是可以理解的，但一旦在領導需要時進行高層次的服務就會手足無措，因為日常的思考和積累沒有能給他們提供這方面的幫助。有些文秘人員級別較高，綜合性較強，要求也比較高，有時能夠參與領導工作的全程服務和總體研究策劃，站位比較高，這方面的經驗就會多一些，體驗就會深刻一些，領導的經驗和方法學的就會多一些，扎實一些，處理得就會從容一些，辦法就會多一些，思路就會開闊一些。因此，我覺得無論是專業性強的微觀服務還是站位較高的綜合性服務，都要加強策劃并處理行政事務全過程的能力，在更高的層次上完成對領導的服務。

　　二、文秘要培養謀劃全局的能力

　　謀劃全局，就是站在所轄行政區域全局的高度從決策層面，提出工作創新思路，為領導出謀劃策，其創意為領導所接受，對提升全局工作產生重要意義。這就是文秘的參謀和幕僚職能，是文秘政務服務的最高境界，也是高級文秘人員的作用所在。文秘人員無論具體分工如何，都是為領導服務所配置的，都應以此為最高標準，在做好各自文秘崗位工作的同時，向這個高標準高要求的目標去努力，向這個方向去規范，把自己的服務工作推向極致。這不僅便于鍛煉和提高自己的參與政務、處理事務的能力，對具體崗位文秘工作的重要性和要求有透徹的認識和科學的把握，更能夠增強工作的創意性和創新力，把機械繁瑣的文秘工作注入創新的神韻，激發工作的激情，創新工作質量。也能強化他們的社會責任感，更好地履行服務職能，深化他們對文秘角色的認識。最后，領導最需要的，也是最能幫助領導解決難題的，是那些思維深刻具有非常創新能力的能夠發揮參謀作用的高級政務文秘，而不是只能做好常規服務的單純文秘和事務性文秘。

　　三、文秘要培養補臺救駕的能力

　　一般而言，領導都比較高明，政治經驗豐富，思維敏捷，智力過人，處理問題得心應手。但智者千慮，必有一失。領導也有思慮不周的地方，也有處理不好的問題，也有一些突發事件和特殊情況讓他們一時手足無措，甚至在情急之下不夠冷靜，有可能舉止失度，決策不當，這也是符合客觀情況的。在這種情況下，文秘人員特別是具有高級職務的文秘人員，要有為領導補臺救駕的能力，及時為領導打圓場，并能做出某種解釋，甚至為領導的錯誤舉動承擔某種責任，以解救困難的局面，收回領導已潑出去的覆水，把解決問題的原則、方法引向正確的立場和軌道。這既能挽回領導的體面，又有利于問題的處理和解決，可以收到很好的效果。這是一種補臺救駕的能力，對文秘人員特別是高級文秘人員是非常重要的。文秘人員要堅持兩手抓的原則，既要對領導的服務竭盡全力，盡職盡責，更要對黨堅定忠誠，對事業高度負責，視社會主義事業和人民利益為第一生命，對大局、全局的穩定和發展傾注自己的滿腔熱血，這才是一個成熟的合格的優秀的有政治責任感的文秘。否則，既對不起領導，也貽誤了事業，甚至會使事情越辦越糟，使矛盾越來越大，越來越難處理。在這里，文秘人員因職務級別的差異，表現的方式可以不同，工作力度有所不同，但這種責任要求都是一樣的。

　　四、文秘要培養控制場合的能力

　　在一些特殊場合，在領導協調處理問題陷入僵局的情況下，有時領導的思路容易被錯誤地誘導，需要及時調整，有時領導表態處于兩難的境地，需要暫時擱置待時機成熟時再議。文秘人員要幫助領導駕馭和控制場合，調節氣氛，緩和沖突，掌握處理問題的主動權。這往往需要一定的藝術性。可以找理由讓領導臨時離開交流一下，如某一重要人物來找有事相商，有個重要電話要接等等，也可以向領導遞條子，寫上自己的算法和想法，如把會議的規模縮小，把人員減少，把解決時間進行調整，或把解決的重點問題進行突出性強調，而把容易引發矛盾的枝節問題回避開，用其它方式和辦法解決。要特別注意盡量減少領導直接被上訪群眾圍攻，不安排領導無準備地與群眾對話，不安排領導在不知情的情況下去協調處理行政矛盾。領導負有重要的社會責任，領導的話往往被認為原則和結論，要做到言而有信，言之有物，言之有據，言之成理，文秘要幫助領導把握原則和方向，并在正確的原則和方向的指導下具體研究解決問題的方式方法，這才能夠妥善和圓滿，不留后患。

　　當然，文秘的特殊能力是多方面的，是更高層次上的文秘素質和能力要求，這些可能不屬于文秘崗位分工的具體范疇，但對做好文秘工作卻很有幫助，對領導也很需要。它完全靠文秘自己的悟性和平日的積累、學習來完成，靠文秘的自我激勵和摸索，才能得來，才能在關鍵時用得上。因此，這種特殊能力要靠自己的特殊培養，只要做一個有心人，就一定能成為優秀的文秘。

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