文字秘書提高寫作能力的方法

時間：2023-04-21 14:56:28 毅霖文秘知識我要投稿

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文字秘書提高寫作能力的方法

　　導語：要真正提高文字工作水平并不是一件容易的事。它需要文字工作人員有廣博的文化知識，深邃的道德素養，高度的敬業精神和嫻熟的寫作技巧，下面是文字秘書提高寫作能力的方法，一起來了解下吧。

文字秘書提高寫作能力的方法

　　一是要敏學。圣人曰：敏而好學，不恥下問。

　　學習是我們日常生活中的大事。一般來說，大多數從辦公室出來的文字材料都是起點較高、政策性較強，具有相當的廣度和深度；加上有的材料還是臨時交辦，要求幾天甚至幾小時就得交稿。這時，如果辦公室寫作人員沒有一定的筆才、滿腹的肚才和練達的素材，將難以滿足工作需要。古人云“不學無以廣才，不學無以成才”。學習是辦公室寫作人員提高工作水平的基礎和保障。因此，辦公室寫作人員要十分注重敏學。首先，要勇于發揚“釘子”精神，善于擠時間學習。克服辦公室崗位特殊、工作繁重、平時難以集中時間系統學習的實際，保持應有的韌勁、拼勁和鉆勁，時刻把學習掛在心上，擠時間看書看報、上網閱讀，把學習巧妙地寓于工作之中，在學習中干好工作。其次，要拓寬學習知識面，不斷豐富學習內容。“書到用時方恨少”。對于辦公室寫作人員來說，沒有什么知識是無用的，沒有什么是不可學的。古今中外、天文地理、科教文化、民俗諺語、正反事例等等，無所不容，無所不包。只有學得多、看得多，想問題才會全面，看問題才會深刻，寫材料才有深度。第三，要避重就虛，講究學習方法。每個人的時間和精力都是有限的。盡管文字工作要求我們成為一個博學多才的“雜家”，但是要想什么都會、什么都精，顯然是不可能的，這就有個學習的方法問題。結合辦公室工作實踐，我認為可采用以下三種方法：一是通讀，但觀大略。如對歷史、文學類的知識，只要了解掌握其精要內容即可；二是摘讀，以求所知。如報刊雜志、名言妙語、時令短信等；三是精讀，精益求精。如行業法律知識、公文寫作和處理知識等。通過通讀、摘讀、精讀相結合，博覽多學，兼收并蓄，不斷提高自身的文字表達能力、政策理論水平和專業知識，做到知人之先、曉人之全、見人之深，從而不斷增強寫作的預見性和創造性。

　　二是要博采。也就是說辦公室文字秘書平時要十分注重廣泛收集，點滴積累寫作素材。

　　厚積才能薄發。戰國時期的大教育家荀子也在《勸學》中提到：不積跬步，無以至千里，不積小流，無以成江海。辦公室文字工作人員只有平時大量積累素材、吸收素材，才能做到豐富詞匯量、拓寬知識面、突出新穎性，起草的材料才會文筆生動、言之有物，不至于單調枯燥、陳舊老套。當然，學習也是一種收集、積累，但光靠學習來積累還不夠；我們還要采取集腋成裘的方法，像蜜蜂采蜜一樣，點滴收集，廣采博取。第一，要有層面性。重點做好黨的路線、方針、政策等理論知識的積累，廣泛收集政治理論書刊、黨報黨刊發表的理論文章和領導講話等，掌握政策依據，把握政治路線，有針對性的為我所用，避免出現寫材料憑感覺、講錯話的現象。第二，要有靈活性。收集素材是一項非常繁瑣的工作，要想收集到全面、有價值的素材，必須靈活運用多種方法，多渠道、多角度、多形式的吸收、歸納和整理。對報刊、雜志上看到的名篇佳句、名言警句、新穎觀點，可以復印或剪貼下來，列出條目、標注出處，以備參考；對經常用到的地方情況、產值收入及本單位、本行業的經濟運行情況、增長數據，可以用圖表或表格的方法進行記載，確保使用時一目了然；對網上出現的信息資料、短信語言，必要時可以復印或下載，豐富資料庫。第三，要注重針對性。尤其要細心留意，仔細觀察本行業、本單位的發展情況、重大決策和重大事項的信息動態，從而把握事件的前因后果、來龍去脈。要做日常工作的有心人，利用各種機會、各種場合，留意收集領導的講話、指示、發言，緊跟領導思路，把握領導意圖，了解領導用語風格，從而總結提煉出對全局工作有指導意義的觀點和看法。

　　三是要善思。“學而不思則罔，思而不學則殆”。

　　思考的過程本身就是學習過程的繼續和深化，也是提高文字工作水平的重要途徑。勤于思考、善于思考有助于我們把平時所聽、所看、所學轉化為知識和能力，促進文字功底的升華。第一，要學會換位思考，提高思維層次。善于對接領導思路，站在領導的高度看全局、想問題、謀發展，吃透上情，掌握下情，想領導之所思，謀領導之所慮，有的放矢，融會貫通，把握方向；善于逆向思維、多向思維，對眼前發生的每一件事情，多想幾個為什么，不主觀武斷，不人云亦云；善于多角度觀察，從共性中找出個性，從個性中把握規律。只有站的角度高，想的問題多，寫的文章材料才能磅礴大氣、見解獨到、思維縝密。第二，要學會比較借鑒。有比較才有差距，有借鑒才有進步。提高辦公室文字工作水平必須善于總結，善于和自己比較。要經常對自己寫作的過程進行分析評價，經常對文稿起草工作認真回顧、分析和總結，尤其要反復揣摸、思考領導修改過的稿件，從而準確把握領導的思路和和語言風格。只有通過橫向和縱向對比，才能發現問題，找出差距，悟出道理。要敢于學習借鑒他人的好經驗，好筆法，這也可以說是一種立體的比較。他山之石，可以攻玉。通過立體對比，仔細揣摩，心得和體會自然會加深，對文字材料的把握也將會從感性認識上升到理性認識。

　　四是要勤踐。辦公室文秘工作是為領導服務的，文字秘書工作也一樣。

　　面對不斷出現的新情況、新問題、新矛盾，文字人員光靠翻資料、閉門思考是遠遠不夠的。古人說得好：紙上得來終覺淺，絕知此事要躬行。要提高辦公室文字人員的以文輔政水平，還必須深入基層，深入實踐，調查研究，詳盡地掌握第一手資料。首先，要突出重點。要結合本系統、本單位、本階段的工作熱點、難點和疑點、盲點、亮點問題有的放矢進行調研。其次，要做到深入，真正“沉”下去。深入基層，與不同崗位的干部群眾、不同階層的經營戶和消費者多溝通、多交流，傾聽他們的呼聲，采集他們的建議，從中挖掘出有價值的東西，汲取營養，豐富自己。第三，要實事求是。辦公室文字人員搞調研的目的是為領導決策服務的，這就要求調研的結果必須準確、真實、全面。在調研過程中，我們決不能以主觀想象為準，要腿勤、嘴勤、手勤，多聽、多問、多思，深入細致的探討，全面辯證地分析，以客觀事實為根據，去粗取精，去偽存真，洞察事物的本質，把握事物的內在聯系。

　　五是要深耕。“常看胸中有本，常寫筆下生花”。

　　文字寫作能力的提高，不是一日之功，也沒什么捷徑可走，關鍵在于勤學多練，不斷地積累寫作經驗，探索寫作技巧，只有這樣才能做到厚積薄發、倚馬可待。首先要用心。思想是行動的先導，文字材料的寫作是一種創造性的腦力勞動，其本身就是能力不斷積累提高的過程。因此，對于各種寫作任務，無論是草擬公文、講話報告、匯報材料，還是通訊報道、信息稿件，都要把它當成一次練筆的良機，專心致志，一絲不茍，盡可能寫出有份量、有價值的文稿。其次要精心。按照主題突出、層次分明、結構嚴謹、立意新穎、文字簡練的要求，謀篇布局，精心組織，字斟句酌。要注意把突出主題擺在撰寫材料的首位，圍繞材料的目的和用途，謀篇布局，分清重點。古人常說：意猶帥也。主題明確了，文章材料就等于寫好了一半。要注意講究結構，做到層次分明。好的結構對突出文章的主題內容起著關鍵的作用。“文似看山不喜平”。寫文章有如園林布局，同樣的山石花林，如果安排精巧，就容易給人以曲徑通幽、清新雅致的享受；如果安排得不好，就會使人索然無味，不愿多讀。闡明道理時，一是一，二是二，先重后輕；例證事實時，前后有序，詳略分明，首尾相顧，為主題服務。要注意惜墨如金，盡可能避免贅句和用詞不當。寫完材料后，要盡可能地反復讀幾篇，看是否文通字順，是否重復累贅；對拿捏不準的詞語，要反復推敲，看是否有更好的詞語可以替代。千萬不可小看每一個詞語的作用，有時一個詞、一個字用得好，不但可以生動文筆，給文章增色不少，有時還可以起到畫龍點睛、推波助瀾的作用。最后還要做到細心。一方面留意各種材料的文種、結構和格式，既領會其“神”，又留意其“形”；另一方面也要對寫完的公文、材料進行細心的校對，找出筆誤或紕漏。辦公室無小事，有時哪怕是一個字的筆誤或紕漏，不但會鬧笑話、出洋相，還有可能給我們帶來不可估量的影響和損失；而且長此以往下去，最終必將影響到我們文字人員寫作水平的進一步提高，給工作帶來不利影響。

　　拓展：文字秘書應具備的基本知識

　　作為專業部門的秘書人員，也許你對部門工作的相關知識爛熟于心，但你也不能不了解其他有關方面的專門知識。因為一個部門的工作不可能孤立運行，而要在黨委、政府統一領導下，與其他各部門各單位的工作協調、配合運行。如果各部門文秘人員不努力掌握多方面的知識，僅僅知道或者僅僅強調本部門的工作和利益重要，寫起材料來各行其是，那就有可能出現政策打架、步調不一的現象，就會影響機關總體工作的有效運轉。

　　一是歷史知識。

　　以史為鏡，可以知替興。忘記歷史意味著背叛，不懂歷史意味著淺薄。我們的民族歷史悠久、文化燦爛，其中很多東西值得我們去認識、把握和繼承、利用。作為文秘人員，除非畢業于歷史專業，不可能都對歷史有全面的、詳細的了解，但對人類社會發展演變的主要階段、主要歷史人物和重大歷史事件、重要經驗教訓等應有較清楚的了解，對黨史、建國以來的發展史特別是改革開放以來的發展史更應熟記于心，對地方史和有關專業史也應有所掌握。這不僅是拓寬知識面的需要，也是勝任本職工作的需要。起草文稿很多時候會用到歷史知識，不少領導同志發表講話也會運用有關史實，或用于探討事物發展規律，或用于闡釋某種道理，或用于印證觀點、警示世人，如果我們不懂得一定的歷史知識，常常會陷入對某個問題知其然不知其所以然，想說清楚但說不清楚，想說透徹但說不透徹的窘境，文章就會欠缺深意和厚度而顯得單薄、干澀。

　　二是理論知識。

　　理論來源于實踐又指導實踐，沒有正確的理論就沒有正確的實踐，而理論的運用又經常且大量地出現于機關文稿中，所以文秘人員掌握理論知識的重要性是不言而喻的。理論知識的貧乏必然造成思維的蒼白，甚至帶來是非觀念的模糊和政治立場的偏頗。因此必須努力學習和掌握馬列主義，在現階段特別要全面、準確地領會和把握理論，用這一理論武裝頭腦，指導寫作。也許有同志會說，理論都是些玄而又玄甚至使人厭煩的大道理，我們不是搞理論的干嗎要學？學了用得著嗎？芽這話大錯特錯。首先，既然你在機關從事文秘工作，理論不能不學，政治不能不講，否則就要犯錯誤；即使別人厭學、不愿學或者裝模作樣地學，但文秘人員非得老老實實、認認真真地學不可。其次，說到用得著用不著的問題，關鍵看你怎么用。不動腦筋，照抄照搬，當然沒用；空洞說教，脫離實際，當然沒用；望文生義，牽強附會，當然沒用；固守教條，缺乏創意，當然沒用。我們所需要的是，通過打牢理論功底，增強對實際問題的理性思考，學會用馬列主義的立場、觀點、方法觀察問題和分析問題，并以此貫穿于文稿寫作之中。

　　三是經濟知識。

　　經濟建設是黨的全部工作的中心，包括起草文稿在內的各項工作都要圍繞這個中心來進行。很難想象，一個不懂得起碼經濟常識的文秘人員能夠勝任本職工作。這對于黨委綜合部門和各職能部門的文秘人員尤為重要，因為黨委是對兩個文明建設起核心領導作用的，組織、紀檢、宣傳、統戰等各項工作無不與經濟工作密切相關，而客觀上，文秘人員接觸黨務工作多，接觸經濟工作少，但起草文稿又必然接觸大量的、多個方面的經濟問題，所以在學習經濟知識方面應比其他部門文秘人員更主動、更自覺一些。政府綜合部門和專業經濟部門的文秘人員似乎好辦一些，因為你天天都在和各種經濟政策、報表、動態乃至各種矛盾和問題打交道，但也有一個懂得多與少、深與淺的問題。概而言之，無論哪個行業的文秘人員，都必須努力學經濟、懂經濟。這包括經濟理論、經濟發展規律、經濟政策及常用名詞術語等，尤其要注意學習市場經濟理論和有關知識，把握市場經濟運行的規律和特點；隨著我國加入WTO和知識經濟時代的到來，還必須學習有關新理論、新概念和涉外經濟知識。有了這些知識，我們才能貼近改革與建設的實際需要，通過起草文稿為加快發展獻計出力。

　　四是科技知識。

　　科學技術是第一生產力。經濟和社會發展離不開科技，因而起草機關文稿也離不開對科技知識的掌握。要了解科技革命的歷史，了解科技創新對于經濟發展的重大意義，了解國內外高新技術發展趨勢，以適應推進科技進步、轉變經濟增長方式的需要。同時要積極掌握現代化辦公有關技能，使自己成為學科學、懂科學、用科學的新型人才。

　　五是法律知識。

　　依法治國是黨中央提出的宏偉治國方略。隨著我國社會主義法制的逐步完善，各種法律法規正日益廣泛地覆蓋全部經濟和社會活動，有法必依、執法必嚴、違法必究也越來越為推動經濟發展和社會進步所必需。因此，作為機關文秘人員，毫無疑問要努力學法、懂法，包括基本法和有關專門性的法律法規，即使不可能全部學深學透，也要盡可能地多學、多懂一些。這樣，起草文稿時才能體現依法辦事的原則，正確使用有關法律概念和規定，不至于出現與法律法規相悖的現象。當然，作為政法機關和行政執法部門的文秘人員，則應學得更精、懂得更多一些，在學法、守法、用法方面當表率。特別在對外經濟交往當中，很多關系需要依法律來調整，很多矛盾需要運用法律來解決，所以不僅單位負責人要懂法，文秘人員也應懂法，否則就可能給經濟造成不必要的損失。

　　六是領導科學知識。

　　文秘人員雖然不是領導，但所從事的工作是直接為領導服務的，就必須懂得一定的領導科學知識。領導科學所包含的內容很深、很廣，文秘人員不可能全部掌握，但對最基本的內容，如決策要素、決策過程和決策實施方面的知識，駕馭全面、組織指揮、化解矛盾方面的知識，市場經濟條件下如何改進工作方法、提高領導水平方面的知識等等，都應有一定的了解。只有掌握這些知識，才能在起草文稿中全面、準確地領會和反映領導意圖，才能在決策中當好領導的參謀助手。實際上，文秘人員天天與領導打交道，包括請示匯報、參加會議、陪同搞調查研究等，對領導的決策過程、領導方法和工作風格等方面可謂耳濡目染，只要你有“心”，這方面的知識不難掌握。怕就怕“不識廬山真面目，只緣身在此山中”，不善于捕捉和積累這方面的知識，自覺不自覺地把自己隔離于領導活動之外，僅僅從“做文章”的角度去考慮學什么和思考什么。

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