文秘工作需具備的素質(zhì)
秘書(shū)人員工作中的一個(gè)重要任務(wù)，那么文秘工作需具備哪些素質(zhì)呢？文秘工作需具備的素質(zhì)
一、要具備善謀大局、總攬全局的素質(zhì)
1．要善于學(xué)習(xí)。
學(xué)習(xí)引領(lǐng)思考。現(xiàn)在知識(shí)更新很快，現(xiàn)在的領(lǐng)導(dǎo)知識(shí)水平、理論水平很高，即使不停地學(xué)習(xí)，有時(shí)也很難跟上形勢(shì)的發(fā)展。如果不去積極地吸取最新的知識(shí)，不對(duì)知識(shí)吐故納新，不讓“智力”新陳代謝，就談不上當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的“參謀長(zhǎng)”，只能是領(lǐng)導(dǎo)決策的“馬后炮”。因此，“學(xué)習(xí)充電”是文秘工作者的永恒課題。一方面，要有“擠”的決心。愛(ài)因斯坦說(shuō)過(guò)，人的差異在于業(yè)余時(shí)間。秘書(shū)平時(shí)都隨領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)，屬于自己的時(shí)間不是很多，擠時(shí)間學(xué)習(xí)顯得非常重要。工作之余靜下心來(lái)看看書(shū)、讀讀報(bào)，有計(jì)劃、有選擇地學(xué)習(xí)一些急用、實(shí)用、長(zhǎng)遠(yuǎn)受用的知識(shí)，長(zhǎng)此以往，必有好處。另一方面，要有“鉆”的勁頭。我們都有這樣的切身體會(huì)，“要我學(xué)”和“我要學(xué)”不一樣，“鉆進(jìn)去”學(xué)與“撫皮撓癢”學(xué)不一樣。秘書(shū)工作者一定要做有心人，在學(xué)習(xí)中不僅要“行動(dòng)”，而且要“心動(dòng)”。要善于動(dòng)手、動(dòng)筆、動(dòng)腦，把收集到的情況、資料、信息儲(chǔ)存在腦子里，常存常用。經(jīng)過(guò)這樣長(zhǎng)期地、不斷地學(xué)習(xí)豐富自己，才能引發(fā)我們更深層次的思考，才能使我們的理論素養(yǎng)越來(lái)越高，把握大局、總攬全局的能力也會(huì)越來(lái)越強(qiáng)。
2．要吃透上情。
吃透上情就是要吃透中央和上級(jí)的精神，正確把握中央的大政方針，及時(shí)把握
上級(jí)的方針政策。要學(xué)習(xí)好中央的精神和上級(jí)的方針政策，就要一字一句地學(xué)，一字一句的理解，領(lǐng)會(huì)其實(shí)質(zhì)，把握其精髓，這樣你才能幫領(lǐng)導(dǎo)謀劃工作。制定本地政策才能做到大局在胸，才能在全局下思考，在大局下行動(dòng)。否則的話，大局失察，必然會(huì)導(dǎo)致方略失策，行動(dòng)失利。
3．要了解外情。
作為一個(gè)稱職的秘書(shū)工作者，不僅要對(duì)本地的情況爛熟于胸，而且要對(duì)本市和外地的情況了如指掌。大家可能要說(shuō)，狗咬耗子－多管閑事，別家的情況，你去管的什么管。問(wèn)題的要害正在這里。你只有把握住全市宏觀發(fā)展的大背景，了解其他鎮(zhèn)街的發(fā)展趨勢(shì)，你才能幫助領(lǐng)導(dǎo)在了解中思考，在分析中清醒，才能使領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)調(diào)整本地的發(fā)展思路，抓住機(jī)遇，趨利避害，迎接挑戰(zhàn)，加快發(fā)展，在日趨激烈的競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。
4．要掌握下情。
作為秘書(shū)最重要的一條就是要摸透本地實(shí)情，了解民意動(dòng)向。也就是說(shuō)要對(duì)本地的實(shí)際情況進(jìn)行深入地調(diào)查和分析研究，吃透本地的基礎(chǔ)條件、比較優(yōu)勢(shì)、發(fā)展?jié)摿Α⒅萍s因素以及當(dāng)前和今后一個(gè)時(shí)期的熱點(diǎn)、焦點(diǎn)和難點(diǎn)問(wèn)題，掌握基層的實(shí)際情況，基層干部的思想動(dòng)態(tài)和人民群眾的呼聲要求，及時(shí)給領(lǐng)導(dǎo)決策提供有價(jià)值和可參考的信息，
才能使領(lǐng)導(dǎo)工作有的放矢，揚(yáng)優(yōu)抑劣。
二、要具備耐得住寂寞、沉得住氣的素質(zhì)
秘書(shū)工作者是領(lǐng)導(dǎo)身邊的人。別人看領(lǐng)導(dǎo)身邊的人，大多都比較尊重，這是你所處的位置決定 的。因?yàn)槟闾幍奈恢檬呛诵膶永锏臉屑~，或多或少地會(huì)有一些自豪感。因此對(duì)你的言行，大家也特別關(guān)注，甚至帶著有色眼鏡看你。你做的得體，大家會(huì)說(shuō)，這個(gè)伙計(jì)挺稱職，如果你做的過(guò)分了，大家叫好聽(tīng)的會(huì)叫你“三德子”，叫不好聽(tīng)的會(huì)叫你“和珅”。所以說(shuō)，作為秘書(shū)，修身養(yǎng)性至關(guān)重要。但要修好身，養(yǎng)好性，沒(méi)有一蹴而就的途徑，必須有一個(gè)日積月累、厚積薄發(fā)的過(guò)程，這就是我們常說(shuō)的歷練。對(duì)這個(gè)問(wèn)題，我們要做到以下幾點(diǎn)：
一要修“心”古人說(shuō)得好，“天下根本人心而已”，保持一顆平常心，是做好任何工作的前提，秘書(shū)工作更是如此。正所謂心胸有多寬，舞臺(tái)就有多大。任何時(shí)候都要養(yǎng)成一股靜氣心平氣和則能收放自如，心氣浮躁必會(huì)自亂陣腳。修“心”就得把心放平。面對(duì)功名利祿，
特別對(duì)自己的升降去留等身外之物，要想得開(kāi)看得開(kāi)。即使遇到一些對(duì)你不公正不公平的事，也要把心態(tài)擺正，把心胸放寬，切不可滿腹牢騷，對(duì)工作造成消極影響。否則，對(duì)你自己將會(huì)大大的不利。其實(shí)你只要把心放平，腳踏實(shí)地的干，領(lǐng)導(dǎo)早晚會(huì)對(duì)你有個(gè)公平的安排，切不可耿耿與懷，心理失衡。
修“心”就得把心放寬。辦公室工作說(shuō)到底就是搞服務(wù)的，要做到“零失誤，全滿意”恐怕很難。我們做秘書(shū)的要有一顆包容和寬容的心，盡量做到少失誤，讓領(lǐng)導(dǎo)多滿意。有了失誤，領(lǐng)導(dǎo)批評(píng)你，或者你沒(méi)失誤，由于領(lǐng)導(dǎo)工作壓力大，情緒激動(dòng)，對(duì)你發(fā)火，也應(yīng)該做到能吃能咽，寬心包容。說(shuō)實(shí)話，有時(shí)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)火，多半是朝近便的人、身邊的人發(fā)，對(duì)那些隔著遠(yuǎn)的、他不是十分了解的下屬，一般是不會(huì)發(fā)火的。所以，我們不能因?yàn)槭艿揭稽c(diǎn)批評(píng)就煩惱，受到一點(diǎn)委屈就消沉，也不能因?yàn)槟愕慕ㄗh得不到采納而郁悶，工作得不到支持而退卻。要以忘我的精神追求自我的價(jià)值，對(duì)大是大非要明白清楚，對(duì)個(gè)人恩怨要多一些糊涂。
二要修“德”。道德修養(yǎng)是一個(gè)人人品的“名片”，人格的“招牌”。當(dāng)秘書(shū)的，雖然處在“幕
后”，只是“綠葉”，但也是首腦機(jī)關(guān)的“智囊”和“軍師”，也就是前面說(shuō)到的“參謀部、參謀長(zhǎng)”，擁有高尚的情操和品德是必不可少的。一方面，要擺正位置，做到到位而不越位。找準(zhǔn)坐標(biāo)，擺正位置非常重要。當(dāng)秘書(shū)的時(shí)刻要牢記，自己的工作就是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，自己的角色是從屬性的，必須自覺(jué)地服從和適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)，即使你的'工作非常出色，即使與領(lǐng)導(dǎo)私交很好，也不能得意忘形，忘乎所以。要切記，越位乃秘書(shū)之大忌，是不可碰的“高壓線”
。不能因?yàn)樵陬I(lǐng)導(dǎo)身邊工作，領(lǐng)導(dǎo)是一把手，我就是二把手。尾巴高翹，喝三吆四，“拉大旗做虎皮”，拿領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)“擋箭牌”，打著領(lǐng)導(dǎo)旗號(hào)發(fā)號(hào)令，或有意無(wú)意假借領(lǐng)導(dǎo)名義到一些基層單位吃拿報(bào)要。這樣，用不了多久，你這個(gè)秘書(shū)就得離開(kāi)秘書(shū)的位子。尤其我們做秘書(shū)工作的都比較年輕，歷練的時(shí)間短，涉世不深，思想活躍，切不可感情沖動(dòng)，意氣用事。要知道打領(lǐng)導(dǎo)的旗號(hào)去干作奸犯科的事情是絕對(duì)不允許的。另一方面，要嚴(yán)守秘密。作為領(lǐng)導(dǎo)身邊的人，秘書(shū)人員接觸或掌握著一些重要信息，一定要嚴(yán)守秘密，決不能走風(fēng)漏氣。特別是涉及一些崗位設(shè)置或者人員變動(dòng)，領(lǐng)導(dǎo)不讓你參與，不要去硬湊。領(lǐng)導(dǎo)讓你參與，更應(yīng)守口如瓶，爛在心里，謹(jǐn)防禍從口出，否則要捅大漏子。再一方面，要正確對(duì)待功過(guò)。我們做秘書(shū)工作的都有這樣的體會(huì)，“辛辛苦苦好幾年，只寫(xiě)稿子不發(fā)言”。這從一定程度上道出了秘書(shū)工作的特有性質(zhì)，在幕后不在幕前，在邊緣不在中心，苦勞多而功勞少，批評(píng)多而表?yè)P(yáng)少。對(duì)此，如果不能正確對(duì)待，極易導(dǎo)致心里失衡。因此，當(dāng)秘書(shū)的要練就三種“特別”的功夫。即特別能盛事，特別能忍耐，特別能戰(zhàn)斗。不要因?yàn)楦沙闪艘患戮蜖?zhēng)功要名，也不要因?yàn)樽鲥e(cuò)了一件事就灰心喪氣。任何時(shí)候都要以務(wù)實(shí)的作風(fēng)，虛心的態(tài)度，認(rèn)真對(duì)待工作，嚴(yán)格要求自己，在奉獻(xiàn)中成長(zhǎng)，在歷練中成熟。
三要修“為”。一個(gè)人的修為最終體現(xiàn)在行動(dòng)上。秘書(shū)工作作為一個(gè)比較特殊的崗位，條條框框是比較多的。講規(guī)矩是當(dāng)秘書(shū)是否稱職的一條重要標(biāo)準(zhǔn)。因此，這就要求我們當(dāng)秘書(shū)的要把握好三點(diǎn)。第一點(diǎn)，政治上要把握方向。辦公室工作無(wú)小事，要出了事往往是大事。作為秘書(shū)能不能從全局通盤(pán)考慮問(wèn)題，從政治上統(tǒng)籌抓好協(xié)調(diào)，是檢驗(yàn)敏感度和成熟度的重要標(biāo)志。這就要求我們要眼觀六路，耳聽(tīng)八方，膽大心細(xì)，遇事不慌，準(zhǔn)確全面地向領(lǐng)導(dǎo)反饋信息，不截流，不梗阻，不添油加醋，使領(lǐng)導(dǎo)能迅速做出反應(yīng)，及時(shí)處理出現(xiàn)的矛盾和問(wèn)題。第二點(diǎn)，工作中要把握小節(jié)。許多事情，往往是細(xì)節(jié)決定成敗，秘書(shū)工作尤其如此。這就要求我們對(duì)一個(gè)通知，一個(gè)電話，一條信息，一篇文稿，都要慎之又慎，考慮周密，給領(lǐng)導(dǎo)“補(bǔ)臺(tái)”，幫助“填空”。處理一個(gè)文件，召開(kāi)一個(gè)會(huì)議，具體處理一件事情都要從小處著手，反復(fù)推敲，仔細(xì)檢查，切忌糊里糊涂，粗枝大葉，因小失大。同時(shí)還要注意，在任何時(shí)候，任何場(chǎng)合，任何情況下，如陪領(lǐng)導(dǎo)下鄉(xiāng)檢查工作，參加宴會(huì)，應(yīng)酬接待，都應(yīng)注意把握分寸，突出領(lǐng)導(dǎo)，不要過(guò)于靠前，不要有意顯示自己。
第三點(diǎn)，行為上要謹(jǐn)防“三無(wú)”。“一無(wú)”是無(wú)質(zhì)量。任務(wù)到手，心里沒(méi)底，手忙腳亂，好不容易拿出個(gè)東西來(lái)，結(jié)果不長(zhǎng)長(zhǎng)，不圓圓，不成景。這樣不但會(huì)影響工作，你自身的形象也會(huì)大打折扣。“二無(wú)”是無(wú)反饋，工作隨意性大，干到哪里算哪里。工作的進(jìn)展情況，存在的困難和問(wèn)題，不能及時(shí)與有關(guān)方面溝通協(xié)調(diào)，做得過(guò)程中聽(tīng)不到音信，到出手的時(shí)候當(dāng)然拿不出好的“貨色”。“三無(wú)”是無(wú)長(zhǎng)進(jìn)。任何人做秘書(shū)工作都有個(gè)從不適應(yīng)不熟練到適應(yīng)熟練的過(guò)程，從粗糙到精細(xì)、從一般水平到較高水平的過(guò)程，這是非常正常的。但如果不去琢磨和領(lǐng)悟，對(duì)工作不上心、不長(zhǎng)進(jìn)，干什么都是懸懸乎乎，那是不能讓人滿意和容忍的。因此，當(dāng)秘書(shū)的要有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感，馬馬虎虎，淺嘗輒止，是不會(huì)成為行家里手的。
要不滿足于“做事”，要能夠“想事”，要出新思路，要?jiǎng)?chuàng)新局面，這樣才能成長(zhǎng)，才能成材。
三、要具備舍得吃苦、不怕受累的素質(zhì)
吃苦耐勞是中華民族的傳統(tǒng)美德，更是我們秘書(shū)工作者必須具備的素質(zhì)。一要不怕吃苦。當(dāng)秘書(shū)體會(huì)最深的一個(gè)字就是累，累到有時(shí)候真有摔了不干了的滋味。送給大家四句話：
出主意：要?jiǎng)e出心裁，但不能別有用心
對(duì)工作：要有心栽花花不成，也要栽好
看名利：要無(wú)心插柳柳成蔭，也要無(wú)心
寫(xiě)東西：要樂(lè)于吃苦，精雕細(xì)磨，語(yǔ)出驚人
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