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公文寫作要求
在機關(guān)，寫公文就是寫思路、寫思想、寫工作。都說要把公文寫作當作職業(yè)、當作事業(yè)、當作生命，才能樂此不疲，才能出更多佳作。下面是小編分享的公文寫作要求，一起來看一下吧。
公文寫作要求1
一、切戒長而空，提倡寫短文
在黨政機關(guān)和企事業(yè)單位的公文中，目前存在著一個突出的問題：文章長而空。一是空洞議論多；二是敘述過程多；三是面面俱到多。如何克服這些問題？首先，要樹立“生動活潑、新鮮有力的馬克思列寧主義文風，尤其是上行文，少說空話、套話，把公文寫短些、寫實些、寫精些。第二，注意公文的效用。黨政機關(guān)，企事業(yè)單位的公文是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章、指導工作、交流經(jīng)驗的重要工具，所以要重點考慮要達到什么目的，解決什么事，需要基層做什么，所以要注意公文的效用。第三，要在實事求是、聯(lián)合本單位實際情況上下功夫。第四，內(nèi)容要充實，提倡寫短文。如十五大報告和九屆人在政府工作報告這樣重要的報告，才萬字左右。
二、避免“三舊”，力求“三新”
1、避免道理舊、辦法舊、表述舊。
2、力求觀點新、材料新、角度新。
三、詳略適宜，突擊垂點。
平鋪直敘，面面俱到，沒有重點或重點不突擊，是公文中覺的事，主要是：一是“大而全”。就是文章的柜架大，所做的事情說得全。二是不分主次。平均著墨，該詳不詳，該略不略。三是，流水賬，全過程。只寫“干了什么”，不寫“干得怎么樣”不作分析，平平淡淡。如何突擊重點？要掌握詳略適宜的.原則。一是：實則詳，虛則略。二是：新則詳，舊則略。三是：特點詳，一般略。
四、緊扣主題，材料與觀點要統(tǒng)一
材料是文章的基礎(chǔ)，觀點是文章的統(tǒng)帥。材料與觀點的關(guān)系，是被統(tǒng)帥與統(tǒng)帥的關(guān)系，觀點統(tǒng)帥材料，材料說明觀點。材料與觀點必須高度統(tǒng)一，這是寫好公文的基本要求。
處理好材料與觀點的關(guān)系，達到兩者的統(tǒng)一：
一是：先“立意”，緊扣主題。“意”即主題、主題思想、總觀點，是一個意思。立意之后文字材料必須緊緊圍繞主題，選材必須服務(wù)于主題。
二是：概括必須準確。概括不準主要包括有時概括過寬，有時概括過窄，“過寬”、“過窄”，就是概括失度。
要克服這個弊端，取決于對事物（材料）的深入研究，從掌握的材料中提練出觀點來，精心推敲操練出來的觀點，才能準確，材料和觀點才能統(tǒng)一。
公文寫作要求2
公文寫作有四大要素：材料、主題、結(jié)構(gòu)、語言。
（一）材料
選擇材料有四個環(huán)節(jié)：材料的占有、鑒別、選擇、使用。
選擇材料有四個原則：圍繞主題、材料典型、真實準確、生動新穎。
（二）主題（主旨、發(fā)文意圖）
確定主題的依據(jù)：以實現(xiàn)寫作目的為依據(jù)；以材料本身的意義為依據(jù)。
主題與標題不完全是一回事。一般情況下，標題最好能夠充分反映主題。
（三）結(jié)構(gòu)
總體要求：嚴謹、自然、完整、統(tǒng)一
文章的結(jié)構(gòu)一般包括：標題、開頭、層次、段落、過渡、照應(yīng)、結(jié)尾
標題：有公文式、文章式
開頭：概述式、目的`式、開門見山式、引述來文式、無開頭式
層次：總分式、并列式、遞進式、因果式、時序式、三段式
段落：提行式、條款式、篇段合一式
過渡：過渡詞、過渡句、過渡段
照應(yīng)：首尾照應(yīng)、文題照應(yīng)、前后照應(yīng)
結(jié)尾：強調(diào)式、期求式、希望式、說明式、禿尾式
（四）語言
公文詞語要準確、簡潔、平實，盡量不要修飾，減少形容詞、比喻句等。
公文一般有專用語言。分為：開頭用語、承啟用語、引述用語、批轉(zhuǎn)用語、稱謂用語、經(jīng)辦用語、表態(tài)用語、結(jié)尾用語。
公文的表達方式：敘述、議論、說明三種方式
敘述文六個要素：時間、地點、人物、事件、原因、結(jié)果
議論文三個要素：論點、論據(jù)、論證。論證的方法有例證法、分析法、引證法、對比法、因果法。
說明文的方法主要有：定義說明、分類說明、比較說明、數(shù)字說明、圖表說明
一般情況下，說明文最多，敘述文其次，議論文居后。
公文的內(nèi)容無非是“理”和“事”，或論理或敘事，或以事證理，或以理論事。公文寫得好不好，就看事說得清楚不清楚，理論得明白不明白。一篇好的公文，需要做到的最基本要求，就是直述不曲，表述準確；條理清楚，結(jié)構(gòu)嚴謹；語言平實，簡潔有力。
公文寫作要求3
1.合“法”：
即要求公文的內(nèi)容與形式以及公文形成的程序過程務(wù)必合乎國家法律、法令、方針政策，合乎上級指示和規(guī)定，與本機關(guān)其他現(xiàn)行有效文件保持一致。
2.求實：
即要求公文的內(nèi)容能從實際情況出發(fā)，有切實的客觀針對性，有利于解決實際問題;要忠實地反映情況和問題;各種判斷要合乎實際;各種解決問題的方法措施應(yīng)切實可行，具有可操作性。
3.合體：
首先是文體要正確，務(wù)使表達合乎公文這種特定式樣的文章的特殊要求，其次，語言運用要得體，符合特定場合、對象的需要。
4.簡明：
即要求盡量用最簡潔的文字，順暢而有條理地明確表達充實豐富的內(nèi)容，做到言簡意賅。
5.嚴謹：
即要求公文的結(jié)構(gòu)必須嚴密有序，用語務(wù)必周密確切不生歧義，沒有漏洞。
6.準確：
即要求從對公文制發(fā)意圖與依據(jù)的反映到每項具體內(nèi)容的表達，從文種的選擇到概念的使用，以至于每個符號的書寫印刷均必須準確無誤，不允許有任何欠缺、失當或失真。
7.規(guī)范：
即要求公文格式、語言表達、符號使用均應(yīng)符合有關(guān)規(guī)定，符合語法規(guī)則與邏輯規(guī)則，不能“標新立異”。
8.完整：
即要求公文結(jié)構(gòu)完整，不遺漏任何必備的'內(nèi)容，以保證公文能完整有效地消除受文者對特定問題認識上的不確定性，減少溝通次數(shù)，提高溝通效率。
9.清晰：
即要求各種文稿文本上的字跡要清楚，字體要標準、工整，避免因字跡不清、模糊混亂而造成錯漏。
10.耐久：
即要求公文的制成材料(書面公文主要包括紙張和字跡材料)應(yīng)持久耐用，以保證公文的有效物質(zhì)存在，使其既能充分發(fā)揮現(xiàn)行的執(zhí)行效用，又能在轉(zhuǎn)化為檔案后，作為歷史記錄發(fā)揮更長遠的歷史效用。
公文寫作要求4
一、標題
1.規(guī)范式：《發(fā)文機關(guān)+事由+文種》
2.靈活式：《發(fā)文機關(guān)+文種》;《事由+文種》;《文種》
二、主送機關(guān)
面向機關(guān)全體人員或者社會群體的，常常不寫;注意工作實際中的面向群體。(通常題目中會有明確的提示。)
三、正文
1、導入語
導入語，用來表示行文目的、依據(jù)、原因和伴隨情況等，一般放在正文的開頭部分出現(xiàn)，介紹公文的基本內(nèi)容。導入的詞語也有一定方向的指引，如：為(了)、關(guān)于、由于、對于、根據(jù)、按照、據(jù)、查、奉、茲等。
2、具體事項
(1)并列式。比較常見，就是將所要陳述的具體事物羅列下來。一般書寫的是公務(wù)的橫向的'情況。各部分相互之間無緊密聯(lián)系，彼此獨立存在，但是又共同為說明主題來服務(wù)。并列式內(nèi)容之間的關(guān)系闡述可用數(shù)字式來表達，也可用分段式。段中并列的內(nèi)容可用數(shù)字一、二、三等表示或者用分號來展現(xiàn)。
(2)遞進式。相對于并列式來說，遞進式是公務(wù)的縱向的動態(tài)和全部過程。各部分環(huán)環(huán)相扣、層層遞進，每一部分都不可缺少。遞進式的內(nèi)容設(shè)計好處是邏輯嚴密，能有說服性的說明事理。在一篇公文中，兩種方法可以交叉使用，可以一種方法為主，在某一部分或某一層次中用另一種方法。
四、結(jié)尾
1.結(jié)尾用語。如：為要、特此通知(報告、函告)等。
2.一般用“特此報告”，“以上報告如無不妥，請批轉(zhuǎn)各地執(zhí)行”等習慣用語，也有省略的情況。
五、落款和日期
1.落款是發(fā)文機關(guān)或個人，蓋章。
2.發(fā)文時間。注意發(fā)文的時間現(xiàn)在統(tǒng)一是小寫的阿拉伯數(shù)字，注意不要虛寫，即“20xx年7月1日”為正確的形式，而不要寫成“20xx年07月01日”，用零占位就是虛寫。
公文寫作要求5
概念解說
會議紀要是用于記載、傳達會議情況和議定事項的公文。會議紀要不同于會議記錄。會議紀要對企事業(yè)單位、機關(guān)團體都適用。格式內(nèi)容
1、標題。由"會議名稱+會議紀要"構(gòu)成。
2、導言。介紹會議召開的基本情況，如時間、地點，參加
人，討論的問題。
3、會議的成果及議定的.事項。應(yīng)逐項列出。
4、希望。
范例參考
關(guān)于協(xié)調(diào)解決沙面大街56號首層房屋使用權(quán)問題的會議紀要xx年2月2日上午，市政府辦公廳xxx主任主持召開會議，協(xié)調(diào)解決沙面大街56號首層房屋使用權(quán)問題。參加會議的有省政府辦公廳交際處、廣東勝利賓館、市商委、市國土房管局、二商局、市外輪供應(yīng)公司等有關(guān)部門的負責同志。會議認為，沙面大街56號首層房屋使用權(quán)的問題，是在過去計劃經(jīng)濟和行政決定下形成的歷史遺留問題。早幾年曾多次協(xié)調(diào)，雖有進展，但未有結(jié)果。最近，按照省、市領(lǐng)導同志"向前看"、"了卻這筆歷史舊賬"的批示精神，在辦公廳的協(xié)調(diào)下，雙方本著尊重歷史，面對現(xiàn)實，互諒互讓的原則，合情合理地提出解決這宗矛盾的方案。經(jīng)過協(xié)商、討論，雙方達成了一致的認識。會議決定如下事項：一、市外輪供應(yīng)公司應(yīng)將沙面大街56號房屋的使用權(quán)交給勝刊賓館。二、考慮到市外輪供應(yīng)公司在56號經(jīng)營了30多年，已投入了不少資金，退出后，辦公地方暫時難以解決，決定給予其商品損耗費、固定資產(chǎn)投資和搬遷費等一次性補償費用共95萬元。其中省政府辦公廳和廣東勝利賓館負責80萬元；考慮到省政府領(lǐng)導曾多次過問此事和省、市關(guān)系，另15萬元由廣州市政府支持補助。四、市外輪供應(yīng)公司原搭建的樓閣按房管部門規(guī)定不能拆遷。空調(diào)器和電話等2月20日前搬遷不了的，由勝利賓館協(xié)助做好善后工作。會議強調(diào)，雙方在房屋使用權(quán)移交中要各自做好本單位干部群眾的工作，團結(jié)協(xié)作，增進友誼，保證移交工作順利進行。
XX市政府辦公廳
XX年X月X日
公文寫作要求6
（1）發(fā)文處理程序與方法
發(fā)文處理的一般過程
1、復核。已經(jīng)發(fā)文機關(guān)負責人簽批的公文，印發(fā)前應(yīng)當對公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等進行復核；需作實質(zhì)性修改的，應(yīng)當報原簽批人復審。
2、登記。對復核后的公文，應(yīng)當確定發(fā)文字號、分送范圍和印制份數(shù)并詳細記載。
3、印制。公文印制必須確保質(zhì)量和時效。涉密公文應(yīng)當在符合保密要求的場所印制。
4、核發(fā)。公文印制完畢，應(yīng)當對公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進行檢查后分發(fā)。
（2）收文處理程序與方法
收文處理的一般過程
1、簽收。對收到的公文應(yīng)當逐件清點，核對無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時間。
2、登記。對公文的主要信息和辦理情況應(yīng)當詳細記載。
3、初審。對收到的公文應(yīng)當進行初審。初審的重點是：是否應(yīng)當由本機關(guān)辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求，涉及其他地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項是否已經(jīng)協(xié)商、會簽，是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應(yīng)當及時退回來文單位并說明理由。
4、承辦。閱知性公文應(yīng)當根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應(yīng)當提出擬辦意見報本機關(guān)負責人批示或者轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理；需要兩個以上部門辦理的，應(yīng)當明確主辦部門。緊急公文應(yīng)當明確辦理時限。承辦部門對交辦的公文應(yīng)當及時辦理，有明確辦理時限要求的應(yīng)當在規(guī)定時限內(nèi)辦理完畢。
5、傳閱。根據(jù)領(lǐng)導批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應(yīng)當隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。
6、催辦。及時了解掌握公文的辦理進展情況，督促承辦部門按期辦結(jié)。緊急公文或者重要公文應(yīng)當由專人負責催辦。
7、答復。公文的'辦理結(jié)果應(yīng)當及時答復來文單位，并根據(jù)需要告知相關(guān)單位。
（3）公文的整理和歸檔
1、涉密公文應(yīng)當通過機要交通、郵政機要通信、城市機要文件交換站或者收發(fā)件機關(guān)機要收發(fā)人員進行傳遞，通過密碼電報或者符合國家保密規(guī)定的計算機信息系統(tǒng)進行傳輸。
2、需要歸檔的公文及有關(guān)材料，應(yīng)當根據(jù)有關(guān)檔案法律法規(guī)以及機關(guān)檔案管理規(guī)定，及時收集齊全、整理歸檔。兩個以上機關(guān)聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機關(guān)歸檔，相關(guān)機關(guān)保存復制件。機關(guān)負責人兼任其他機關(guān)職務(wù)的，在履行所兼職務(wù)過程中形成的公文，由其兼職機關(guān)歸檔。
公文寫作要求7
公文的含義
公文──就是公務(wù)文書。指機關(guān)、團體、企事業(yè)單位在處理各種事務(wù)中形成的體式完整、內(nèi)容系統(tǒng)的各種書面材料，或稱文件。
公文的特征
一、有鮮明的政治性。
二、有法定的作者。法定作者，即有依法成立并能以自己的名義行使權(quán)利和承擔義務(wù)的組織。
三、有法定的權(quán)威和特定的'格式。作為機關(guān)的喉舌，公文可以代表機關(guān)發(fā)言代表制發(fā)機關(guān)的法定權(quán)威。因此，制發(fā)公文必須統(tǒng)一格式，不能各行其是。
四、有現(xiàn)實的效用。
公文的作用
一、有上傳下達、互通情報的作用。
二、有工作依據(jù)和憑證的作用。
三、有宣傳教育的作用。
四、有規(guī)定人們行為的規(guī)范作用。
公文的格式
公文的格式一般包括：標題、主送機關(guān)、正文、附件、發(fā)文機關(guān)(或機關(guān)用章)、發(fā)文時間、抄送單位、文件版頭、公文編號、機密等級、緊急程度、閱讀范圍等項。
公文寫作要求8
(1)明確行文目的與要求
每一件公文的制發(fā)都是有其具體目的的。為了確保公文的目的能夠得到實現(xiàn)，公文撰稿人在寫作之前對這些目的應(yīng)該具有真正、深入的了解，以免無的放矢，文不對題。對此，撰稿人還要明確有關(guān)寫作的具體要求。因為，在公文寫作中，文章主題的確立、材料的取舍，以及表達方式的確定和文種的選擇都是以行文目的及行文要求為依據(jù)的。
公文的行文目的是指公文制發(fā)者希望通過發(fā)布公文而實現(xiàn)的結(jié)果或某種狀態(tài)。行文要求則是指為實現(xiàn)這一結(jié)果或狀態(tài)而由制作者向受文者提出的有關(guān)公文的執(zhí)行、答復等事項的具體規(guī)定或愿望。行文目的是公文的核心，文件的內(nèi)容都是為實現(xiàn)這一目的服務(wù)的。同時，公文的表達方式及文種的的選擇也要服從于實現(xiàn)行文目的需要。離開了行文目的，公文的內(nèi)容、表達方式及文種的確定和選擇就失去了依據(jù)和意義，文件自身也就因此而喪失了存在的價值。
在現(xiàn)實管理活動中，公文的行文目的與要求一般是根據(jù)現(xiàn)實的需要而確定的。制作者依據(jù)機關(guān)領(lǐng)導的授意而行事。授意必須清晰具體、確定無疑。要明確交待文件的收受對象、目的要求和主要內(nèi)容。撰稿人要對機關(guān)領(lǐng)導的授意進行認真、細心地體會，并據(jù)此組織材料和寫作。
(2)確立主題
公文的主題是指公文在匯報工作、說明事物、闡明政策中所表述的基本觀點或主張，也就是公文的中心思想。從根本上來說，每一件行政公文的目的都是為反映某個問題，或依據(jù)一定的主張解決某個問題的。因而，公文的目的能否實現(xiàn)，在一定程度上取決于主題是否鮮明、正確。主題沒有得到鮮明正確表現(xiàn)的文件是沒有任何實效的。它們不僅無法為受文者提供某些有益的認識，有時甚至還會適得其反，即增加了受文者對某一問題認識的不確定性，從而使他們迷惑不解、手足無措。
現(xiàn)實生活中，有一部分公文的主題是根據(jù)機關(guān)領(lǐng)導的授意而確立的，還有一些公文的主題則是必須經(jīng)過全面深入的調(diào)查研究才能確立。在確立主題的過程中，撰稿人最主要的任務(wù)是使主題具有高度的`針對性，符合實際工作的需要，不僅有助于解決問題，同時還應(yīng)便于受文者理解和執(zhí)行。
(3)選擇文種
文種，也就是公文名稱。它是文件的一個不可缺少的組成部分。主要用以概括公文的性質(zhì)、用途和作者的職權(quán)范圍以及行文目的。公文文種不僅決定著文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及語言表述，同時也關(guān)系到公文的權(quán)威性和有效性。在撰寫公文之前，作者必須正確地選擇文種。
選擇文種的依據(jù)主要以下四點：
其一，遵循國家關(guān)于公文處理法規(guī)的有關(guān)文種的規(guī)定。我國法規(guī)規(guī)定的公文種類包括命令、決定、指示、公告、通知等，公文制作者應(yīng)根據(jù)實際需要從中選取，而不能生造或錯用。
其二，依據(jù)作者與主要受文者之間的工作關(guān)系選擇相應(yīng)的文種。在選用文種時，如果不遵循機關(guān)之間的工作關(guān)系，在一定程度上會妨礙公文效用的發(fā)揮，嚴重的甚至會構(gòu)成制作者的違法失職行為。
根據(jù)作者與主要受文者之的工作關(guān)系選擇文種，要求撰稿人首先對這些關(guān)系有清楚的認識，以此來指導自己的行為。一般來說，當機關(guān)之間的關(guān)系不平等時，即是指導與被指導，領(lǐng)導與被領(lǐng)導的關(guān)系時，上級機關(guān)一般采用指導性、公布性的下行文種，如規(guī)定、決議、命令等，下級機關(guān)則使用陳述、申請性的上行文，往往采用商洽性文種，如函。呈請性或指令性的文種則不宜使用。
其三，依據(jù)制發(fā)機關(guān)的職權(quán)范圍選用恰當?shù)奈姆N。
在現(xiàn)實管理活動中，有一些公文文種對使用者有明確的限制條件。只有具備這些條件的機關(guān)才可以采取這些文種。如命令，它是一種領(lǐng)導性文件，下級機關(guān)向上級機關(guān)行文或平行機關(guān)之間相互行文是不能夠使用的。同時，也決非一切處于領(lǐng)導地位的機關(guān)或組織都可使用。任何機關(guān)都必須嚴格按照自身的職權(quán)范圍行文，否則，所制發(fā)的公文一律無效。
其四，依據(jù)行為目的選擇文種
各機關(guān)應(yīng)依據(jù)公文的行文目的及表現(xiàn)主題的需要來選用文種。所選議程應(yīng)該有助于實現(xiàn)行為目的和行為要求，有助于使公文主題得到正確、鮮明表現(xiàn)。在上行文中，報告和請示在性質(zhì)上比較相近，但在表現(xiàn)主題、表明行文目的和要求等方面的作用卻是不同的。報告可用于匯報工作、反映情況和提出建議，卻不能表現(xiàn)有關(guān)請示事項的工作匯報或情況反映。文種選擇不當，將會影響行文目的及行為要求的實現(xiàn)。
(4)調(diào)查研究、收集材料
材料對于公文寫作來說是必不可少的，它既要確立公文主題的基礎(chǔ)，同時又是表現(xiàn)主題的重要手段或工具。沒有材料的支持，公文的主題就無法有效地表達出來，并為受文者很好地理解和接受。
在明確了行文目的與要求、選定公文文種之后，撰寫者便應(yīng)該通過深入調(diào)查研究來收集和占有材料。收集材料是占有材料的基礎(chǔ)和前提，在收集過程中，材料的數(shù)量越大越好，要全面收集各種類型的材料。只有材料豐富、翔實，撰寫人才有可能準確的把握事物的來龍去脈及其發(fā)展規(guī)律和條件。從而使文章具有較強的針對性及直接應(yīng)用性。占有材料則是在廣泛收集材料的基礎(chǔ)上，經(jīng)過認真分析或篩選而獲得、吸收有用材料。
材料的來源除了現(xiàn)成的檔案資料外，主要的是撰寫人通過廣泛、深入的調(diào)查研究所獲得的第一手材料。在調(diào)查研究過程中，作者應(yīng)該注意防止或消除各種主觀因素的干擾。調(diào)查可采用會議、訪問、問卷等方式來進行。對于調(diào)查所獲得的資料，要進行認真的分析和整理，從中篩選出符合主題要求的材料，以求實現(xiàn)觀點與材料的統(tǒng)一。切忌盲目地堆砌材料，以免降低文章的說服力和有效性。
(5)選擇恰當?shù)谋磉_方式
說明、敘述、議論是公文常用的三種表達方式。在寫作之前，撰稿人需要根據(jù)公文的性質(zhì)、行為目的與要求以及受文對象的實際狀況等因素，確定一種或幾種符合主題表現(xiàn)要求的表達方式。
2.撰擬文稿
必要的準備工作完成以后，撰擬文稿的工作便可以進行了。它包括安排結(jié)構(gòu)、擬寫提綱、書定文稿三個步驟。
(1)安排結(jié)構(gòu)
公文的結(jié)構(gòu)即公文的組織構(gòu)造，它是指公文的數(shù)據(jù)構(gòu)成。在公文寫作中，安排結(jié)構(gòu)的涵議是指具體確定公文的數(shù)據(jù)構(gòu)成，同時對數(shù)據(jù)的表達次序、相互間的銜接酴以及正文開頭結(jié)尾的方式等進行籌劃。
其一，確定公文數(shù)據(jù)構(gòu)成
為維護公文的權(quán)威性和有效性，公文的數(shù)據(jù)項目必須完整有效。各項數(shù)據(jù)的確立應(yīng)以使公文發(fā)生效用的各種要求為依據(jù)，絕對不能把一切與有效實現(xiàn)行文目的無關(guān)的數(shù)據(jù)也強扯進來，數(shù)據(jù)的確立應(yīng)該堅持少而精的原則，并且構(gòu)成一個統(tǒng)一、完整的體系。
為保證公文的質(zhì)量，各項數(shù)據(jù)所表達的信息必須完整正確，使受文者能夠準確把握作者的意圖，同時消作思想認識上的不確定性。其次，數(shù)據(jù)項目的選擇也還應(yīng)參照公文的具體情況而進行，不可生搬硬套。
其二，確定正文的表述次序
正文數(shù)據(jù)項目的次序安排一般需要撰稿人根據(jù)實際情況進行靈活處理。例題的表述次序，可以使公文層次精晰、條理分明，同時也為受文者閱讀和理解公文提供方便。在現(xiàn)實生活中，有些公文依據(jù)事物發(fā)展的時間順序排列次序，其特點是以文件所反映的客觀事物發(fā)展的時間順序為數(shù)據(jù)排列的主要線索。有些公文則按事物總體的各部分的性質(zhì)及相互關(guān)系進行排列，也有的以事物構(gòu)成要素的邏輯次序為線索。但是，不論采用何種方式，都必須考慮到不同文種的特點，并根據(jù)該文種反映信息的角度及方式進行排列。
其三，安排好層次、段落間的銜接與轉(zhuǎn)換
公文的層次及段落物銜接與轉(zhuǎn)換應(yīng)該做到前后連貫，形成一個嚴密完整的有機整體。這一問題如何處理得當，不僅能夠使公文結(jié)構(gòu)更加周密嚴謹，文風順暢通達，而且也有利于受文者閱讀和理解。
具體銜接和轉(zhuǎn)換方式的選擇，應(yīng)該視具體情況而定，盡量選取有效而又簡潔的形式。同時，恰當?shù)剡\用各種關(guān)聯(lián)詞，使之有效而又簡潔的形式。同時，恰當?shù)剡\用各種關(guān)聯(lián)詞，使之很好地發(fā)揮出承上啟下的作用，從而進一步維護和突出公文的整體性。
其四，寫好開頭與結(jié)尾
公文的開頭和結(jié)尾也是整篇內(nèi)容的一個重要組成部分。它們的表述是否恰當或有力，在一定程度上也會對公文的質(zhì)量產(chǎn)生影響。
公文的開頭大都采取開門見山式，直接、平實是其顯著特點。就其具體的表現(xiàn)形式來說，主要包括以下幾種：以簡要文字交待制發(fā)公文的目的和根據(jù);簡明揭示全文主題;概述有關(guān)制發(fā)公文的背景;闡明基本觀點，以提問的形式表達出公文的結(jié)論;表明批準、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)執(zhí)行的態(tài)度;表示賀意、敬意、謝意等。
公文的結(jié)尾，又稱結(jié)語，其功能主要在于維護公文的完整性，加深受文者對正文的理解。具有簡練的特點。其形式也多種多樣，主要有：使用專用詞語，總結(jié)全文;對主題進行簡要概括或強調(diào)，以加深讀者的理解;再次強調(diào)行文目的或行為要求，發(fā)出號召，提出要求和希望;說明生效、施行時間或處罰措施等有關(guān)事項。
(2)擬寫提綱
提綱即指公文的寫作計劃。在動筆之前，撰寫人對全文的結(jié)構(gòu)安排應(yīng)有通盤考慮，據(jù)此對材料及各層次、段落的銜接與轉(zhuǎn)換作出恰當?shù)陌才拧?/p>
公文的提綱一般包括下述內(nèi)容：公文標題;公文的開頭;公文正文的表述層次與各層次中的論點、論據(jù)與安數(shù)安排;各個層次、段落間的銜接、轉(zhuǎn)換、呼應(yīng);公文的結(jié)尾及其它數(shù)據(jù)項目。
(3)書寫文稿
公文提綱擬定之后，就可以據(jù)此寫作文稿。文稿應(yīng)在各式規(guī)范的發(fā)文稿紙上形成，在寫作時，公文中的人名、地名、數(shù)字、引文必須準確;引用公文需先引標題;后引發(fā)文字號，日期應(yīng)寫具體的年月日。此外，字跡要清晰規(guī)范，公文的結(jié)構(gòu)層次也按統(tǒng)一規(guī)定書寫。
3.審核修改
對于初創(chuàng)文稿的審核和修改也是非常重要的。審核修改的步驟是：首先由撰寫者自己仔細推敲修改，對于重要的文稿則需提交組織討論或請示領(lǐng)導。領(lǐng)導核稿是最后一道關(guān)口。
公文審核修改的內(nèi)容主要是：文稿內(nèi)容是否符合國家的法律、法規(guī)、政策;文字表述的準確性：文稿中所提工作原則、措施的可行性;書寫字跡及文稿格式的規(guī)范性等內(nèi)容。
4.簽發(fā)定稿
簽發(fā)是指機關(guān)或組織的領(lǐng)導人在對文稿作出終審核準之后，批準正式定稿并予以簽署。這是公文生效的必經(jīng)程序。它實際上是對文稿的一次全面核查。只有這項工作完成以后，公文才可發(fā)揮執(zhí)行效用
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