怎樣成為一名優秀的秘書
秘書，就是位于領導人身邊或領導機構中樞，從事辦公室事務，辦理文書，聯系各方，保證領導工作正常運轉，直接為領導工作服務并處理各方面事務與信息的助手。怎樣成為一名優秀的秘書呢？下面小編帶著大家一起來了解一下吧！
怎樣成為一名優秀的秘書
一個出色的秘書，應該是全心全意幫助上司、熟悉和了解自己的企業和公司，對自己的工作駕馭自如，善于創造和保持一種獨特的氛圍，使上司和同事都能和睦相片、積極配合。掌握分寸感，恰到好處地出現在上司最需要的時候和場合，心領神會地配合上司應對各類人士，處理各項事務。
“秘書”，是決策者的守門人，是主管資料處理中心。是一個機關、企事業單位不可或缺的組成部分，在單位里起到一個舉足輕重的作用。除了是主管的左右手，更是構筑起主管與部屬間的橋梁，文秘工作本來就是個苦差事，水平太高的可能不愿意干，而素質不高的也無法法勝任。因此說一個文秘人員素質的高低，直接體現著文秘工作的強弱，直接體現著該文秘人員是否對本職工作盡職盡責。
要做好一名秘書，無論是在政府工作部門，還是在商業企業，在行事工作中，都有很多相同的地方，比如說做好上司的左右手，能夠為上司出謀劃策，在關鍵時候，為上司解圍，而且要與上司達成一種工作上的默契等等。
身為秘書，其實是一種自我挑戰，更是為晉升為主管作準備；因為，當你身處混亂而應付自如，那么，一切的一切，都已在你的掌握之中。
做好一名秘書，最起碼的也要遵紀守法、愛崗敬業、辦事公道、合作共贏、甘于平凡、合理展示、自尊自重、克勤克儉、誠實守信，這些是秘書基本的職業道德。秘書要做好上下關系，內外溝通，加強與各部門各基層單位和上下級之間的聯絡，做好上情下達、下情上傳工作。要妥善協調各方利益和立場，以積極態度努力尋求解決矛盾和爭執的辦法。積極解決職能范圍中的各種問題。秘書要認真執行上級的決定和命令，服從大局，相互配合，相互支持，團結一致，勇于做好自我批評，努力勤勤懇懇的做好本職工作。
與上司之間要建設良好的關系，要懂得察言觀色。做事要做到領導想到之前，成功的秘書就是要有敏銳的觀察能力，同時，較強的觀察、分析能力也有助于培養秘書主動思維習慣，有助于養成秘書主動自覺地去發現和解決工作中難題的習慣，也有助于秘書擺脫平庸，成為出類拔萃的人才。
秘書要贏得領導的信任，很重要的一點是讓領導感受到你的坦誠。敢于實事求是，說真話，報實情，學會從領導的眼神中和動作中領悟意旨，工作中的事情不要對領導保密或隱埋，要以開放而坦率的態度與領導交流。以理服人不是說服領導的最高原則，如果你沒能讓領導感受到你的坦誠，那即使你把每一項事講得非常明白，對領導卻是一點用沒有，人是有感情色彩的動物，生活中情大于理的事比比皆是，在感情與道理之間，人往往側重于感情，當然領導也不例外。
秘書與領導的工作目標是一致的。在實現目標的的過程中，應盡可能保持步調一致，秘書要了解領導的決策意圖和工作打算，甚至還要適應領導的思維方式和工作習慣，要盡力在工作目標、任務、進度、方式方法上配合好上司，與上司保持一致。任何人都難免會犯錯誤，錯誤本身并不要緊，要緊的是在工作中出現紕漏或錯誤后，應主動與領導溝通、交流，以期得到領導的批評、指正和幫助，同時取得領導諒解。
與領導工作的配合既是一種助力，也應是一種合力，應該是相加，而不是相減或抵消。與領導有不同的能力結構。在事務性和技術性工作中，部分的代替領導的工作，以節約領導的時間、體力和精力去關注更重要的事情。要想成為一名成功的秘書，就要把自己誠信的一面展現出來，秘書在領導身邊工作，有各種能帶來名利條件的優勢，所以要想做一名好秘書，就必須具有正確的名利觀。要安于本分，不爭名、不圖利。
對于秘書來說，忠誠就是他的職業生命。在公司的所有機密里，人事問題永遠是秘中之秘，公司上層領導的工作變動，由于工作作風和經營風格的不同，必然會導致公司經營戰略和手段的變化，從而對客戶和競爭者都會造成相應影響，影響本公司整體部署和工作安排，從而損害公司利益。
要善于體察，為領導排憂解難。理解領導對各項具體工作的意圖，了解領導的工作習慣，并科學合理的安排好自己的工作，才能正確及時的提供服務，才能與領導之間打成默契配合的境地。樂于吃苦，累而無怨，作為秘書應該做到周密、細致、充分有效地提高自己的工作效率，要忙而不亂，少出紕漏。作為助手的秘書人員付出的有效勞動越多，越能提高領導的工作效率。
無論何時何地，秘書都應該廉潔奉公，做到公私分明。加強自律，要做到廉潔奉公，就要培養自己的自律精神，沒人監督，就是領導對秘書的一種信任，這種信任是秘書職業成長道路上的一種最寶貴的資源，一旦濫用上司不僅不會再信賴你了，反而會加倍懲罰你。自我約束，既是自我管理和自我發展的需要，也是對自己價值觀的一種尊重。
避免感情用事。無論是對公司內部的職員，還是對公司外部的客人，不合理的或自己做不到的請求，當然要拒絕，拒絕時，除了提出替代建議，還可以每隔一段時間去問問對方的情況，讓他們也了解自己的苦衷與立場，這樣就可以減少因拒絕而帶來的負面影響。
做事縝密，不存僥幸心理。秘書在工作中必須縝密周到，養成做事留有余地的習慣。優秀的秘書就像優秀的棋手，在走第一步的時候，要能看到第二步，想到第三步。大多數人都吃過“沒想到”的苦頭。學會總結經驗和教訓，特別是從教訓中找出差距，吃一塹，長一智。循序漸進完善自己。
適當保持沉默。秘書在處理錯綜復雜的人際關系時，最好保持適當的沉默，不要熱衷于打聽公司的“內幕”消息，即使自己知道一些內情也不要談論，在遇到各種人事是非時裝些“糊涂”，遠離是是非非，這樣不至于被各種是非“旋渦”所吞沒。但并不放棄原則，明哲保身。當上司就有關問題向你了解事情的真實情況時，那你就要如實匯報情況，哪怕是要得罪一些人，因為公司的.利益永遠高于個人的利益。
【優秀秘書必備的十大條件】
第一，有問題，能自己找答案。資深參謀人員應為主管設想出合理的方法，要主管做選擇題而非是非題。
第二，情緒問題，能自行排解。世界上95％的秘書都是女性，下個世紀無疑將是女性發展最快速也是最具挑戰機會的世紀。優秀秘書必須克服自身的情緒問題，力求成熟穩重。
第三，不斷給自己找機會。化被動為主動。危機就是轉機。
第四，隨時準備。許多秘書抱怨加班，比老總還忙，這就違反了秘書工作的要求。主管隨傳隨到這是必須的。
第五，話不多但中聽。多數主管都很忙碌，沒有時間聽閑話。所以秘書在回答前必須思考，做到能言不繁。
第六，做事有分寸。做秘書最難的一件事，是揣度主管的心意。許多反應及作風都是在日積月累的溝通和協調中了解的。所以過度反應是需要避免的。
第七，凡事多觀察。秘書就像氣象局一樣，主管及辦公室的風吹草動都唯你是問。要適應環境，而非要環境適應你；要改變自己而非改變他人。
第八，能設身處地的考慮。優秀秘書是未來辦公室資訊的整合者，在這個前提下，你所擁有的資源最多也最完整，所以你的思維應該不是單一的，而是整合的。
第九，能扮黑白臉。許多會議和談判的場合可能需要你適當的出現，配合主管完成工作。所以你的溝通協調能力是相當重要的。
第十，有公關能力。秘書工作會涉及更多的顧客服務，也就是對外涉及聯絡的能力。優秀秘書也將逐步邁向公關經理人或甚至發言人的角色。
【秘書溝通技巧】
一、守本分，讓領導放心
1、不要越位
越位包括兩方面，一方面對領導，秘書不能代領導做決策，凡事要在自己的權力范圍內進行；一方面對同事，不要自以為是二把手，同事尊重你，不代表你能對他們發號施令。
2、不要多言
即便你通過對領導長期的觀察，知道他下一步可能采取的行動，也不要在他宣布最終決定前擅自行動。對于公司機密更要做到一問三不知，手頭消息多這可不是你炫耀的資本。
3、不要多問
這里特別是有關領導的私人生活，只吩咐你去做，沒有過多說明的，就不要好奇去問。很多領導把家庭生活當作隱私，領導的隱私你探聽不得。
二、有眼色，讓領導省心
1、眼里有事
眼里有事是指秘書不需要領導吩咐就能發現那些需要自己做的工作，例如領導幾天后要參加某個會議，那將與會議有關的資料提前準備好就是“我要做”的事。
2、學會擋駕
推銷電話是秘書需要準確判斷擋駕的。那如果是領導的丈母娘打來電話呢？電話里她怎么也不肯說自己是誰怎么辦？這需要秘書日常留心領導的社會關系，盡量能從語氣、聲音、電話號碼等方面來分辨來者何人。
三、能忠心，讓領導貼心
1、功高不震主
新領導遇到老秘書時，救場幫了領導時，你怎么擺正自己的位置？記住，作為秘書，你幫助領導再多都是分內事。為領導處理瑣碎、排憂解難正是秘書職責所在。
2、細心不計較
秘書瑣事多，細心很重要。但時間長了可能覺得自己勞苦功高，以至心態不平衡。這時秘書要調整心態，明白自己的位置，盡量向領導對秘書工作的標準要求看齊。
3、及時背黑鍋
股東會上領導忘帶文件、同事面前領導責怪錯人，發生這些影響領導形象的事情，你及時出現當眾向領導認錯背黑鍋，領導當眾人面罵你，背后卻十分感激你。
秘書溝通技巧
一、把握好角色，不越權越位
做工作要把握好自己的角色，不要越權越位。做協調工作時，秘書工作者作為主持者，并不是一切都可自行做主。秘書工作者是代表領導做協調工作的，不能把主持者誤認為決策者，如這樣認為，必將產生角色錯位問題。在與協調對象溝通、傳達領導指示和意見時，不可隨意引申發揮，加進自以為和領導意見一致的內容。
二、把握好方法，不以權壓人
在協調過程中利用領導人的影響力是十分重要的，特別是在被協調者意見難以統一的時候，傳達權威領導人的意見，常常能使問題迎刃而解。但這種方法只能在必要時慎重使用，盡可能少用。協調的主要手段是協商，應以平等的態度傾聽各方意見。不能因為你是協調的主持者，就以領導自居，自以為是，聽到不同聲音就進行打壓，那樣必將引發對立情緒，給以后的協調工作制造障礙。
三、把握好分寸，不把簡單的問題復雜化
在協調工作中，需要把握好分寸，做到“四不”：不把復雜的問題簡單化，不把簡單的問題復雜化，不把小事擴大化，不把明白的事情神秘化。
在辦公室的日常工作中，需要協調的事，無時不有，只要腦勤、眼勤、腿勤，隨時注意發現需要調節的問題，說幾句調節的話，便可把矛盾化解在萌芽狀態。涉及重大原則的事、權力或利益沖突較大的事、具有廣泛群眾性的事，需多方聽取意見，公開處置。一般的、發生在日常工作中的責、權、利不平衡的事，處理時應是能私下解決的就不公開解決，能會下協調的就不開協調會，即便需要開會協調的，也應在條件具備時、在寬松的環境中來召開。
四、把握好火候，既不失時機也不急于求成
要搞好協調，時機十分重要。抓住有利時機，就可取得事半功倍的效果。當不同部門急需完成同一任務，工作又難以有序展開時，我們需及時出面理順關系。當時機不成熟，若此時十分勉強地去統一認識，統一行動，反而會擴大矛盾，容易形成誤解或成見。掌握溝通的時機是非常重要的，善不善于捕捉溝通的良機，是反映秘書工作者思想水平和工作能力的重要標志。
【怎樣成為一名優秀的秘書】相關文章：
《怎樣成為一名優秀教師》教師讀后感05-17
怎樣成為一名優秀的護士長演講稿01-11
成為一名大師需要怎樣的天賦勵志故事04-21
怎樣成為一名優秀教師讀書的心得體會06-29
如何做一名優秀的秘書03-10
中考優秀作文：我想成為一名教師04-08
我想成為一名老師06-17
我的理想是成為一名導游03-31
我想成為一名老師03-16