部門代擬公文稿應把握的幾個要點
當前部門或單位為黨委、政府發(fā)文機關代擬公文稿的質量總的來說是比較高的，行文也比較規(guī)范。但還存在五個方面的不足：一是為局部利益說話，缺乏全局觀念；二是態(tài)度不夠嚴謹，反映客觀實際欠全面、準確；三是觀點不夠鮮明。條理不夠清晰，主題不夠突出；四是遣詞造句不夠準確、語言不夠精練：五是文種、格式欠規(guī)范。要克服上述不足，應注意把握好以下幾道關口：
把好政策關
1．要符合黨和國家的路線方針政策和法律法規(guī)。這是代擬公文稿應當遵守的第一項基本要求，也是同黨中央在政治上保持高度一致的問題。黨國家的路線方針政策和法律法規(guī)，是代擬公文稿的依據和準繩。制發(fā)公文的具體目的雖然各有不同，但從根本上說都是為了貫徹落實黨和國家的路線方針政策；如果制發(fā)的公文不符合黨和國家的路線方針政策，就達不到貫徹落實的目的，反而對貫徹落實造成干擾和破壞。
2．要符合上級機關的有關精神。下級服從上級，全黨服從中央。各部門或單位代擬的公文稿都必須符合各自上級機關的有關指示，而不能脫離更不能違背上級機關的指示。一般來說，上級機關比本機關更為熟悉黨和國家的方針政策，更能把握全局，同時它也比較熟悉本機關的情況，因而它的指示對本機關具有較強的針對性。
3．要同現行有關公文相銜接。在同一個問題上，各有關公文可以從不同側面作出某些規(guī)定，但它們之間應當相互配合，而不能相互矛盾。當根據新情況需要對現行公文的有關規(guī)定作出某些改變時。新制發(fā)的公文應對此以適當形式有所交待或以其他方式予以說明，使人們了解新規(guī)定與原規(guī)定的不同之處并非兩者相互矛盾。而是為適應新情況所作出的決定。特別是隨著我國加入世貿組織，所有的公文都要與世貿組織規(guī)則相適應，不能與之相悖。
4．要完整準確地體現發(fā)文機關的意圖。發(fā)文機關的意圖是指制發(fā)這件公文的機關的意圖，即發(fā)文機關領導集體的意圖。就黨委辦公室制發(fā)的文件而言，公文體現的意圖就是黨委領導的集體意圖；一個或幾個領導對公文的審定簽發(fā)，所代表的意圖不僅是領導個人的“決定”，更主要的是代表領導集體的意志和決定。因此，部門或單位在代擬公文稿的時候，公文起草人員不能把本部門或單位領導的“想法”和自己的意見當成發(fā)文機關的意圖，而要。“跳出”本部門或單位的框框，站在公文制發(fā)機關的立場，換位思考，樹立全局觀念，才能真正進入角色，使代擬的公文稿在發(fā)文目的和公文的主要內容上都能很好地體現發(fā)文機關的意圖。
5．要全面準確地反映客觀實際情況。代擬公文稿必須堅持實事求是的原則，如實反映客觀實際情況，不能顧此失彼，以偏概全，只報喜不報憂，只見樹木，不見森林；不能只談表面現象。忽視實質性的內容和規(guī)律性的情況。
6．提出的政策和措施要切實可行。不僅只考慮需要，還必須考慮可能；不能單憑主觀愿望和想當然辦事，必須經過周密調查、精確核算和充分論證。
把好文種關
部門在代擬公文稿時，可采用。“四看”的辦法，來辨別文種使用是否恰當：
一看公文事由。根據事由選定文種，是最基本的常識，最常用的方法。想讓上級解決什么問題，就應寫。“請示”；向上級匯報某個階段、某個方面的工作，就應寫“報告”；答復下級的請示，就應寫“批復”，等等。
二看公文出臺環(huán)節(jié)。黨政機關公務繁多，為使各項工作迅速而卓有成效地開展起來，領導機關必須下發(fā)“紅頭文件”。每份文件以哪個文種出臺，取決于主要領導采取什么決策形式。例如，××縣委開展“黨員聯(lián)戶帶創(chuàng)”活動，成效顯著，經驗很好，××市委準備推廣。下發(fā)這樣的文件，公文起草人員就應根據領導采取的領導方法和決策形式來確定文種。若領導想急于推廠，立刻發(fā)文，可以用“決定”；若領導工作慎重，召開市委全會或常委會討論，可以用“決議”；若領導授意組織部門拿出意見，或先行試點。待點上取得經驗后，再全面推廣，可以用“通知”轉發(fā)組織部門的意見或試點經驗。
三看受文對象。我國是禮儀之幫，在公文使用上特別注意文種，以表示對上級或同級的尊重。若文種使用不當，不僅有失禮儀，還可能影響關系。例如，××市將于今年下半年召開黨代會，到時就應根據與會人員的.不同身份和地位，采用不同的通知方法。對代表和列席人員可以直接發(fā)。通知”。對特邀人員以及中央、省屬駐××市機構則應發(fā)。“函”，若請上級領導出席或派人出席日則應用“請示”。三個文種都起通知作用，如果使用文種得體，對方就會滿意；否則，就會引起反感。
四看反映事物的時間。公文是一種載體，它的使用，必然會涉及某項事物、事件、工作。由于反映的時間有先有后，使用文種應當有別，才能使行文收到良好效果。例如，1 998年，××市遭受了特大洪澇滅害，災害發(fā)生后。××市委或××市政府授意民政部門立即寫出“報告”。向上級反映災情；當抗災需要上級給予物力、財力支援時，就寫“請示”；當抗災結束時，就再次寫“報告”，上報抗災活動情況及成效。通過一系列的公文活動，把受災和抗災的有關情況如實反映到上級機關，收到了較好的效果。 把好語言關
具體來說，主要有四點：
一要準確。公文的題目必須能表達全文的主要態(tài)容，文內大小標題、字字句句都要準確無誤。
二要莊重。從字詞的選擇到句式及修辭的考慮，都要根據公文的嚴肅性、權威性來確定，以體現公文莊重得體。要堅持一種慣用格式，約定俗成，不得違反。
三要簡明。公文用語必須句穩(wěn)詞妥，樸實平正，簡潔精練，鮮明生動，清楚明了。選字用詞要反復推敲錘煉，能用一個字講清的決不用兩個字，做到多一個字不可、少一個字不行，恰到好處。
四要規(guī)范。公文內引用的人名、地名、時間、數字、引文等必須符合規(guī)范。
把好時限關
公文具有較強的時限性，這是與文學作品不同的顯著標志。一部好的文學作品，可以使用幾年、十幾年，甚至上百年，而公文的時限性很強，要求很急。例如，需召開會議傳達貫徹上級某項重大工作部署，就必須及時發(fā)出會議“通知”，大會“報告”和有關文件，必須于會前完成，簡報必須在會期發(fā)出；貫徹政策中遇到的難題必須及時“請示”；發(fā)生重大事件要及時“報告”，等等，如果超過時限，錯過機會，就會誤事，甚至影響整個工作部署。可見，時限性是把好部門代擬公文稿質量關的一道難關。
把好“時限關”，首要的是平時多寫多練，努力實踐，提高應變能力。其次是注意積累資料，熟悉情況，做到胸有全局，手有典型，筆下有神，特別要注意搞一些分門別類的“半成品”，一旦急需，稍作加工，即可變?yōu)椤俺善贰薄Ｆ淙钥嗄蛣凇o私奉獻的精神，遇到趕急的情況，要加班加點，夜以繼日，連續(xù)作戰(zhàn)，直至完成任務為止。
把好格式關
主要是應把握三個方面的格式：
1．文面格式。公文的文面格式分為三個部分，即文頭 (眉首) 部分、主體部分、文尾 (版記) 部分。文頭部分包括版頭 (報頭)、份號、密級、發(fā)往地址、緊急程度(等級)、發(fā)文字號(部委號)、簽發(fā)人、收發(fā)報序號8項、占頁面l／3左右：主體部分包括標題、主送機關、正文、附件、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、印發(fā)傳達范圍8項；文尾部分包括主題詞、抄送機關、印制版記3項，在公文最后一頁下端，最后一個要素置于最后一行。
2．用紙格式。公文用紙幅面規(guī)格采用1 6開型 (長260毫米，寬184毫米)，也可采用國際標準A4型(長297毫米，寬210毫米)。在黨政機關中，應與自己的上級機關保持一致，以利于公文的使用、裝訂等。用紙格式一經確定，必須長期固定使用。
3．排印、裝訂格式。用16開型紙印刷公文，黨的機關的公文，一般每頁排20行，根據整篇公文排印工作需要，也可排19行或21、22行，每行25個字；行政機關的公文，每頁排19行，每行25個字。公文裝訂與公文排印應一致，并考慮人們的閱讀習慣。公文在左側裝訂，騎馬訂或平訂或膠粘。
把好保密關
部門或單位的文秘人員在代擬公文稿的過程中，可能要接觸大量的“機密”、“秘密’，因此，一定要嚴格按照《保密法》的要求，強化保密意識，增強保密自覺性，養(yǎng)成保密習慣絕不可粗心大意。
凡是起草具有密級的文件，都要到保密條件較好的場所去寫作，在文件未公開出臺以前，要守口如瓶，堅決不準向外擴散，泄露公文的內容。因起草公文需要引用機密文件的“原件”，在使用過程中要妥善保管，用完后及時送還機要部門。起草的公文成稿后，要主動“打掃戰(zhàn)場”，清理參閱資料，該歸檔的歸檔，該銷毀的銷毀，做到萬無一失。
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