文秘基礎知識培訓課件
一、國際標準與實際標準的差別：
1、國家標準——《國家行政機關公文處理辦法》
特點：詳細、正規，適用性不強。（專業性太強）
2、學校標準——《山西師范大學現代文理學院學生會文件格式統一辦法》
特點：貼近學生生活，適用性較強。（專業性適度）
3、《山西師范大學現代文理學院學生會文件格式統一辦法》不是憑空產生的，而是在國家機關的.要求上，結合實際情況形成的。
二、學生會文件的范圍：
計劃、總結、策劃、通知、請示、章程、制度、規定、通訊等，及其他隨機性文件。
三、學生會文件的基本格式要求：
1、紙張要求：采用國際標準的A4型紙，幅面尺寸為210mm×277mm；
2、制版要求：版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過1mm，頁邊距設置為上下25。4mm左右31。7mm；
3、印刷要求：未作特殊要求的公文中圖文均為黑白印刷，一般使用單面印刷，必要情況可以使用雙面印刷，版心誤差不得超過5mm；
4、裝訂要求：文件統一采用平訂法，左側裝訂，不漏頁，不錯頁。平釘兩釘釘距外釘眼位于紙張上下各1/4處，允許誤差不超過10mm釘距與左側邊緣間距不得小于10mm。無壞釘，漏釘，重釘，釘腳平穩牢固。
四、學生會文件的細致要求：
（一）封皮：
1、計劃、總結、策劃必須添加封皮，其他文件超過5頁（含5頁）必須添加封皮；
2、封皮字體標題為黑體，字號視具體情況而定；
3、封皮橫排標題不得低于頁面整體的上1/4。
4、封皮豎排標題應居中放置，字與字之間設置空行，要求基本位于頁面縱面中心
5、落款為宋體、四號、加粗，1。5倍行距，雙行式落款；
6、統一上交同主題內容，同文件性質的文件，封皮必須統一制作，確保格式一致。
（二）目錄：
1、文件超過5頁（含5頁）必須添加目錄頁；
2、目錄內容包括正文中所有的第一、第二級標題，其余標題不予顯示；
3、第一級標題后加重復引號注明所在頁碼，第二級標題以后不注明頁碼；
4、“目錄”兩字格式為黑體一號、加粗、居中，兩字間輸入四個空格；
5、目錄中第一級標題使用宋體、四號、加粗、1。5倍行距；
6、目錄中第二級標題使用楷體、五號、不加粗、1。5倍行距
7、目錄整體須處于頁面的縱向的居中位置。
（三）標題：
1、文件標題使用正標題、副標題、等級標題；
2、正標題格式設置為黑體、三號、加粗、居中；
3、如果文件必須添加副標題，則使用楷體、四號、加粗，破折號前端不能超過頁面縱向中心線；
4、等級標題設置五個等級，即以及標題——五級標題，不能使用英文字母作為標題序號；
一級標題：一、
二級標題：（一）
三級標題：1、
四級標題：（1）
五級標題： ①
（注：需要時可使用六級標題：A、 ；七級標題：a、 ；標題有括號時不加頓號）
5、文件中第一級標題格式與正文相同，但加粗顯示；
6、文件中的第二級標題下若有解釋說明性的內容，則加粗顯示；
7、注意標題的定義，如果標題直接是解釋說明性的文字，則當作標題進行加粗處理；
8、章程中各章節標題各空一行且標題加粗居中顯示。
（四）正文：
1、字體為宋體四號
2、段落左縮進兩個字符
3、行距一般為1。5倍行距
（五）落款：
1、正文：采用雙行式，靠右。
2、漢字“〇”不能用數字“0”和英文字母“O”代替。
3、字體為宋體四號，加粗，一般為1。5倍行距。
（六）附錄：
1、如果文章有必要在文章后添加附錄，則附于正文之后，另起一頁開始；
2、附錄格式為“附錄x”（x為一、二、三、四、五）
3、“附錄x”使用楷體GB2312、五號、不加粗、頂格；
4、附錄為正規文件的情況下保留原有格式。
（七）頁碼：
1、文件超過兩頁（含兩頁）必須添加頁碼；
2、頁碼格式統一為“—1—”形式；
3、頁碼位置統一為頁面下方居中顯示；
4、頁碼自正文第一頁開始計算，封皮、目錄不屬于頁碼計數范圍。