公文寫作常見錯誤_寫作指導

　　盡管國務院、國電公司的《公文處理辦法》及國家標準《公文格式》對公文的種類、格式、行文規則等都作了明確規定，在我們一些電力企業尤其是基層部門，寫作公文還經常存在各種各樣的錯誤。究其原因，主要有：①對上述規定、標準不熟悉，也沒有好好學習，基本上是個門外漢;②對最新的規定、標準不了解，仍然沿用舊的、不規范的寫法;③寫作態度不夠認真，沒有嚴格按照規定、標準的要求去做;④文字表達能力較差，又沒有反復推敲認真修改。明確了錯誤原因，就可以根據自已的具體情況，有的放矢地加以解決，避免寫作錯誤的產生。
　　下面，對公文寫作中一些常見錯誤及其改正辦法作一簡要介紹：
　　一、文種不明
　　即從公文的標題上看不出屬于哪種公文。例如“關于接待德國×××公司總裁訪問的事”這一標題，就沒有表明是“函”，是“請示”，還是“通知”;而《國家行政機關公文處理辦法》明確規定：“公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，一般應當標明發文機關。”又如“匯報電力標準化工作”這一標題，不僅沒有文種，連題意也不清。應該根據這份文件的內容與目的，或者把它改為公文類的“××××(發文單位)關于電力標準化工作的報告”，或者改為事務類的“××××(發文單位)電力標準化工作總結”。
　　二、生造文種
　　一種情況是把性質、用法不同的文種混為一體，拼湊在一起，不倫不類，例如“關于×××的請示報告”;另一種情況是把某些事務文書或規章制度類文書當作機關公文那樣直接行文，例如把“計劃”、“安排”、“總結”、“制度”、“細則”等直接作為公文印發。
　　第一種情況容易改正，只要根據公文內容確定一個文種，把另一個刪去即可。第二種情況則應這樣處理：如果這些事務類、規章制度類文書要像正式公文那樣行文，下行的可以采用“通知”文種，用以下方式行文：
　　(1)規章制度類文書以“印發”形式行文。如××省電力有限公司《關于印發〈××省電力有限公司公文處理規則〉的通知》，把發布的規則作為通知的附件，一起行文。(又，《國家電力公司公文處理辦法》第十六條規定：“公司內部規章制度，以‘國電內規’字號印發，由法律事務部審核編號。”據此，規章制度類文書也可以不用“通知”文種而直接行文，但字號及審核編號部門應按規定。)
　　(2)事務文書以“轉發”或“批轉”的形式行文(上級、同級或不相隸屬單位的用“轉發”，下級單位上報的則用“批轉”)。如《關于轉發××電業局1999年工作計劃的通知》，將《1999年工作計劃》作為通知的附件行文。
　　如果是上行公文，可用“報告”行文，把要報送的事務文書、規章制度類文書作為附件。
　　三、錯用文種
　　錯用文種的情況更為常見，大致有以下幾種：
　　(1)把“請示”誤為“報告”。例如《關于××電廠國有資產評估立項的報告》，其內容是申請對現有國有資產進行評估立項，應使用“請示”，卻誤用為“報告”。
　　(2)濫用“通知”。即把本該用“決定”、“規定”、“辦法”、“通報”的誤為“通知”。
　　(3)濫用“請示”。有些單位向同級單位或者有關業務部門提出某些請求批準或辦理的事項時，不用本該使用的平行文種“函”，特地用“請示”這一上行文種，認為這樣做是尊重對方，好辦事。這種做法破壞了行文規則，必須改正。
　　(4)“批復”誤用為“通知”或“函”。對下級的“請示”，必須用“批復”這一文種作答復，但有的公文卻寫成《關于批復××××的通知(或函)》，應改為《關于××××的批復》。
　　(5)“函”誤用為“批復”。某些業務主管部門在答復不相隸屬單位請求審批的有關事項時，本該用平行文“函”，卻寫成《關于×××(單位)×××(事項)的批復》。
　　(6)誤用處分事項公文文種。“決定”和“通報”均可用于處分事項。處分“決定”是行政處分的正式文件，要裝入被處分人的檔案;批評性“通報”主要起教育警醒作用，不裝入檔案。批評性“通報”可以帶附件(即關于事件或事故的調查報告)，處分“決定”不能帶。處分“決定”一般讓有關人員知曉即可;批評性“通報”要發送到下屬各單位，甚至要抄送有關的不相隸屬的單位。因此，應該根據處分事項具體情況正確選用，以避免誤用文種。
　　四、越級行文
　　《國家行政機關公文處理辦法》規定：“一般不得越級請示和報告”。因此，除了特別緊急的情況，上行文都應按隸屬關系向上一級機關(單位)行文，逐級上報。即使因特珠情況必須越級行文，也應同時抄送被越過的上級機關(單位)。但是在有些基層單位，所寫的公文還經常出現越級上報的問題，必須堅決糾正。
　　五、格式不全
　　公文格式中規定的各個組成部分，有許多是每一份公文都不可缺少的要素。如果在某一份公文的具體寫作中，該標識的要素沒有標識，就是格式不全(如缺少發文單位標識、發文字號、簽發人、標題、主送單位、附件、成文日期、主題詞等)。糾正這類錯誤的唯一辦法就是認真檢查，看到底有哪些部分該寫而沒寫，然后將殘缺的部分補寫上去。
　　六、發文字號混亂
　　發文字號應當包括發文機關(單位)代字、年份、序號。年份、序號用阿拉伯數碼標識;年份應標全稱，用六角括號“〔 〕”括入;序號不編虛位(即1不編為001)，不加“第”字。發文字號混亂的表現主要有：項目不完整;年份用中文數碼標識或只標兩位數，不用六角括號而用圓括號“( )”、方括號“[ ]”括入;序號加“第”字或編虛位。對這類錯誤，要根據具體情況一一改正。
　　七、標題不準確
　　具體表現在：公文標題沒有準確簡要地概括公文的主要內容，有時甚至題不對文;標題太長，甚至超過了50字;有的則過簡，致使題意不清;標題中隨意使用標點符號，而實際上按規定“公文標題中除法規、規章加書名號外，一般不用標點符號”;長標題的排布不合理不美觀，沒有做到回行時詞意完整，排列對稱，間距恰當。所有這些公文寫作中常見的標題方面錯誤，必須根據規范要求予以改正。
　　八、主送單位不規范
　　主送單位應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱，左側頂格標起;若主送單位較多，標到行末后回行也應頂格;各單位名稱中間用頓號，最后—個單位名稱后標全角冒號;若涉及多方面機關單位，同級的按黨、政、軍、群的順序排列。公文寫作中主送單位標識上的錯誤主要有：單位名稱不規范;各單位排列順序混亂;多行排列時在單位名稱處斷開，而不是書寫至行末才回行;回行不頂格。對這些錯誤的標識方法，應注意糾正。
　　九、抄送單位不規范
　　抄送單位的名稱及多單位排列順序與主送單位相同，這兩方面的錯誤與改正方法也同上所述。但標識時應左空1字，回行時要與冒號后的抄送單位(即空4字而非空1字處)對齊，各單位間用逗號隔開，最后一個單位后標句號。這四點不同于主送單位的標識方法，常見的標識錯誤也往往在此，應予改正。此外，不少單位的公文仍沿用過去的“對上用‘抄報’，對下用‘抄送’”的標識法，這也是不規范的，須統一改為“抄送”。
　　十、成文日期不規范
　　最常見的錯誤有：用阿拉伯數碼標識，“o”誤標為“0”或“零”，年份不用全稱，標識位置不規范等等。應根據《國家行政機關公文格式》(見本書附錄三)的相關規定認真改正。
　　十一、序號、數字、計量單位不規范
　　公文中的序號按規定分四個層次[“一”、“(一)”、“1.”、 “(1)”]，若層次較少可省略“(一)”而直接用“1.”作為第二層次。公文中的數字，除成文日期外一般要用阿拉伯數碼標識(詳見本書附錄三、附錄八兩個國家標準)。公文中要使用法定計量單位，計量單位名稱原則上采用中文，且全文前后要統一。所有這些規定，許多基層單位制發的公文都施行得不夠好，應引起重視，以規范公文寫作。