專業(yè)公司采購系統(tǒng)的重點(diǎn)、難點(diǎn)和突破點(diǎn)_調(diào)研報(bào)告

采購作為商業(yè)企業(yè)整個(gè)經(jīng)營活動(dòng)的前端行為，已經(jīng)越來越被商業(yè)企業(yè)所重視。隨著現(xiàn)代商業(yè)的迅猛發(fā)展，集團(tuán)公司、連鎖商店和跨國經(jīng)營等概念的出現(xiàn)，現(xiàn)代企業(yè)的專業(yè)分工日益細(xì)分，也引入了采購與采購管理的概念。企業(yè)在實(shí)施有效的計(jì)劃、組織與控制職能等采購活動(dòng)的同時(shí)，通過實(shí)施科學(xué)的采購管理，合理選擇采購方式、采購品種、采購批量、采購頻率和采購地點(diǎn)等，以有限的資金保證經(jīng)營活動(dòng)的有效開展，為企業(yè)降低成本、加速資金周轉(zhuǎn)和提高企業(yè)經(jīng)營質(zhì)量發(fā)揮積極的作用。
第一部分 專業(yè)公司采購系統(tǒng)的重點(diǎn)及新出現(xiàn)的采購模式
在社會(huì)化大生產(chǎn)和商品經(jīng)濟(jì)條件下，采購是工商企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的重要組成部分。企業(yè)對(duì)采購的依賴性越來越大，它不僅影響到企業(yè)正常的各項(xiàng)經(jīng)營活動(dòng)，而且對(duì)提高企業(yè)競爭能力，降低經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)以及對(duì)企業(yè)的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)的實(shí)現(xiàn)都具有極其重要的作用。實(shí)踐證明，企業(yè)采購模式（系統(tǒng)）的科學(xué)性和先進(jìn)性是決定企業(yè)生存的關(guān)鍵因素。隨著市場競爭的日趨激烈，為擴(kuò)大市場占有，保持商品價(jià)格優(yōu)勢(shì)，企業(yè)對(duì)采購的要求越來越高，重點(diǎn)表現(xiàn)在：
一、隨著敏捷制造等先進(jìn)生產(chǎn)方式的應(yīng)用，要求采購活動(dòng)更好地適應(yīng)企業(yè)的經(jīng)營方式，滿足經(jīng)營活動(dòng)不斷調(diào)整的需要，加速采購速度，因此，采購的及時(shí)性越來越重要。
二、為了適應(yīng)市場需求的不斷變化，企業(yè)在調(diào)整引進(jìn)中不斷拓展經(jīng)營范圍，因此，采購準(zhǔn)確性的要求日益提高。
三、在價(jià)格競爭日益激烈的情況下，企業(yè)對(duì)降低成本和提高銷售利潤率等提出了更高的要求，因此，采購成本問題也就越來越引起重視。
四、為了提高企業(yè)整體競爭力，要求在整個(gè)采購管理中，各個(gè)環(huán)節(jié)相互適應(yīng)，防止彼此脫節(jié)，實(shí)現(xiàn)資源整合。
五、市場的開放使地域概念徹底破除，因此及時(shí)準(zhǔn)確的信息成為采購的重要源泉。
縱上所述，我認(rèn)為，專業(yè)公司采購系統(tǒng)的重點(diǎn)應(yīng)該是：改變傳統(tǒng)采購方式；樹立采購管理觀念；進(jìn)一步創(chuàng)新采購模式。
在現(xiàn)代企業(yè)管理模式下，采購管理的思想、方式和技術(shù)要求都發(fā)生了相應(yīng)的變化。目前，一些比較有影響的專業(yè)公司采用了以下一些采購模式：
一、統(tǒng)合采購模式
在傳統(tǒng)銷售模式下，采購、庫存、配送、銷售等相互分離，各自獨(dú)立，缺乏有效的配合，難以形成總體最佳的效果。現(xiàn)代企業(yè)認(rèn)識(shí)到上述問題，強(qiáng)調(diào)采購的預(yù)見性和計(jì)劃性，推行零庫存管理，實(shí)施集中采購、區(qū)域提貨等方法，同時(shí)將采購與企劃、財(cái)務(wù)、庫存、銷售等活動(dòng)緊密連接起來，使得品質(zhì)、價(jià)格、成本、時(shí)間、地點(diǎn)等都具有優(yōu)勢(shì)。
二、國際采購模式
在經(jīng)濟(jì)全球化推動(dòng)下，企業(yè)國際化經(jīng)營發(fā)展迅猛，采購的國際化方興未艾。僅以中國市場為例，外商投資商業(yè)企業(yè)銷售額所占我國社會(huì)消費(fèi)零售總額越來越大，相反在中國采購銷往本土的商品銷售額遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于在中國的銷售額。一些大型集團(tuán)不僅在世界各地直接投資辦企業(yè)，開展國際銷售，而且建立全球最佳采購和供應(yīng)體系，實(shí)行國際采購。比如，世界零售業(yè)的巨頭把供應(yīng)樞紐——全球采購中心遷到中國內(nèi)地。沃爾瑪、家樂福、麥德龍等在世界各地都有自己的采購中心。這樣就為企業(yè)利用有限的資源、降低采購成本和企業(yè)的本土化進(jìn)程提供了有效的途徑。
三、信息采購模式
在信息技術(shù)的推動(dòng)下，采購管理的電子化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化趨勢(shì)十分顯著。傳統(tǒng)的人力作業(yè)的采購方式不能滿足現(xiàn)代企業(yè)運(yùn)營的需要，它不僅效率低、用工多、成本高、差錯(cuò)多，而且缺乏優(yōu)勢(shì)，不能解決多品種、小批量、地區(qū)分散、集中調(diào)配和適時(shí)、適量采購的要求。
四、定制采購模式
現(xiàn)代商業(yè)解決了傳統(tǒng)商業(yè)廠家生產(chǎn)什么，自己就采購什么、銷售什么，實(shí)現(xiàn)了市場有什么需求就銷售什么的轉(zhuǎn)變，采取定單生產(chǎn)、定量生產(chǎn)，極大地提高了商業(yè)企業(yè)市場的被動(dòng)狀況，減少了對(duì)廠家供貨的依賴。目前一些有實(shí)力的企業(yè)建立起以銷售為導(dǎo)向的定制采購模式，即根據(jù)顧客的需求向供應(yīng)商提出采購清單，發(fā)展大規(guī)模商業(yè)定制（貼牌生產(chǎn)）。定制采購的商品以商業(yè)品牌為主，這些商品從企劃、設(shè)計(jì)等環(huán)節(jié)就有零售商參與，以零售商的品牌銷售。比如，華聯(lián)、聯(lián)華、農(nóng)工商等目前都有定制采購商品。
五、共同采購模式
共同采購模式是近年來發(fā)展起來的新型采購方式，是指幾家零售商聯(lián)合向批發(fā)商或廠家采購相同的商品。近年來，共同采購開始滲透到其它領(lǐng)域，比如，在家庭裝潢材料采購上，顧客為了壓低材料價(jià)格、確保材料質(zhì)量，他們聯(lián)合起來向供應(yīng)商集中采購，這種模式受到不少家庭的青睞。共同采購比單一采購有很多優(yōu)點(diǎn)，由于增加了采購量，增強(qiáng)了討價(jià)還價(jià)的能力，降低了采購成本，提高了商品競爭能力；由于實(shí)行有計(jì)劃的發(fā)貨和配送，設(shè)施等資源得到有效利用，既減少了庫存也降低了物流成本；由于采購量大，供應(yīng)商愿意為顧客獨(dú)立開發(fā)產(chǎn)品等。
以上幾種新的采購模式，說明采購管理與企業(yè)戰(zhàn)略的結(jié)合日益緊密，采購管理的戰(zhàn)略化方向日益明朗。
現(xiàn)代采購模式有六大優(yōu)勢(shì)：一是可以擴(kuò)大供應(yīng)商比價(jià)范圍，提高采購效率，降低采購成本。二是實(shí)現(xiàn)采購過程的公開化，有利于進(jìn)一步公開采購過程，實(shí)現(xiàn)適時(shí)監(jiān)控，使采購更透明、更規(guī)范。三是實(shí)現(xiàn)采購業(yè)務(wù)操作程序化。四是促進(jìn)采購管理定量化、科學(xué)化。五是實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)企業(yè)為庫存而采購到為訂單而采購。六是實(shí)現(xiàn)采購管理向外部資源管理轉(zhuǎn)變。
20世紀(jì)90年代以后，人們更加認(rèn)識(shí)到采購活動(dòng)對(duì)企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)的重要貢獻(xiàn)，企業(yè)戰(zhàn)略與采購管理的結(jié)合日益緊密了。
在實(shí)際操作過程中，各專業(yè)公司必須根據(jù)其專業(yè)特點(diǎn)的不同，采用適合自己實(shí)際情況的采購操作系統(tǒng)。
第二部分 公司所屬專業(yè)公司（五金、醫(yī)藥）采購系統(tǒng)的
現(xiàn)狀及難點(diǎn)
公司所屬專業(yè)公司是從原來的傳統(tǒng)商業(yè)模式轉(zhuǎn)變而來，它的前身是為了滿足社區(qū)居民的需求而設(shè)立的一些零售網(wǎng)點(diǎn)。隨著改革開放以來，商業(yè)的改革步伐日益加快，商業(yè)企業(yè)也經(jīng)歷著一系列的重大變革。原來經(jīng)營的都是些經(jīng)營范圍較為廣泛的零售門店和個(gè)別規(guī)模較小的三級(jí)批發(fā)部，因此，采購這門學(xué)問或行為不象銷售一樣受到廣泛的注意和研究。在采購的環(huán)節(jié)中，我們只重視“勤進(jìn)快銷”的原則，甚至在商品短缺時(shí)期，商品也是有計(jì)劃地分配給零售企業(yè)的。
市場經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來，賣方市場轉(zhuǎn)向買方市場，采購在企業(yè)中的地位日益顯示出來，已成為企業(yè)經(jīng)營管理中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，必須放到企業(yè)的經(jīng)營戰(zhàn)略高度來重視。
近幾年來公司針對(duì)自身的狀況，加快了改革的進(jìn)程，緊緊圍繞如何提升企業(yè)核心競爭力，對(duì)公司現(xiàn)有資源進(jìn)行有效整合，通過集約經(jīng)營實(shí)現(xiàn)降本增效，通過連鎖經(jīng)營彰顯經(jīng)營特色。公司在改革過程中，努力打造銷售型企業(yè)，從改變思想觀念、改造組織架構(gòu)、再造業(yè)務(wù)流程、創(chuàng)新營銷體系著手，促進(jìn)傳統(tǒng)批發(fā)零售業(yè)態(tài)向銷售型企業(yè)轉(zhuǎn)變。
同時(shí)，我們也意識(shí)到，一個(gè)傳統(tǒng)企業(yè)要解決歷史遺留的諸多問題，也不是一朝一夕能完成的。在改革的進(jìn)程中，我們企業(yè)的前進(jìn)步伐要比其他企業(yè)來得沉重，因此，所花的力氣也就更大。
我們現(xiàn)在已經(jīng)清楚地看到，在傳統(tǒng)的采購模式下，企業(yè)已經(jīng)暴露出了以下種種采購問題。
一、采購過程過多依賴手工作業(yè)。采購行為無法形成統(tǒng)一的管理程序，消耗了很多時(shí)間成本和人力成本，同時(shí)由于反應(yīng)速度慢，很難及時(shí)掌握瞬息變化的產(chǎn)品信息、供應(yīng)商信息和市場行情，采購供應(yīng)雙方都不能進(jìn)行有效的信息溝通，互相封鎖，是典型的非信息對(duì)稱博弈過程，采購成了一種盲目行為。
二、同供應(yīng)商的關(guān)系沒有客觀地衡量標(biāo)準(zhǔn)。面對(duì)多變的市場，企業(yè)盡管很注重發(fā)展戰(zhàn)略伙伴聯(lián)盟，但有些采購人員仍與供應(yīng)商之間摩擦不斷，供需關(guān)系是臨時(shí)的或短期的合作關(guān)系，而且競爭多于合作，企業(yè)缺乏發(fā)展新的合格供應(yīng)商的渠道，即使找到新的合格供應(yīng)商，實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商轉(zhuǎn)換的成本也比較高。
三、采購方式單一。傳統(tǒng)采購難以實(shí)現(xiàn)根據(jù)不同的商品采用不同的采購方式，因此，企業(yè)難以利用適當(dāng)?shù)牟少彶呗詠慝@得更多的價(jià)格折扣，降低采購商品的價(jià)格。
四、采購流程與開銷不合理。采購流程層層審批，過于繁瑣，采購信息不共享，經(jīng)常存在獨(dú)立采購和未經(jīng)批準(zhǔn)的采購現(xiàn)象，采購過程不透明，人為因素難以排除，從而導(dǎo)致采購效率低下。
五、企業(yè)的采購數(shù)據(jù)難以匯總分析。由于采購缺乏系統(tǒng)的管理和控制，因此難以進(jìn)行前瞻性采購，而且不利于預(yù)測和控制采購中突發(fā)問題，不利于安全庫存的控制。另外，采購部門的管理人員需要處理大量的事務(wù)工作，無法在戰(zhàn)略高度上擔(dān)任起所負(fù)責(zé)項(xiàng)目的損益分析、評(píng)估和決策，從而難以優(yōu)化采購模型，使采購管理工作上一個(gè)臺(tái)階。
在傳統(tǒng)管理方式下，企業(yè)通過部門分工實(shí)現(xiàn)各部門的合理性和效率性，因此，傳統(tǒng)的采購部門與其他部門保持著明顯的界限，相互獨(dú)立。但從企業(yè)完整的經(jīng)營活動(dòng)看，各部門都是業(yè)務(wù)流程的重要組成部分，缺一不可，采購部門與其他部門的分離導(dǎo)致業(yè)務(wù)流程的斷裂，容易發(fā)生部門之間的沖突，這是傳統(tǒng)采購管理模式不合理的基本表現(xiàn)。
從以上的分析我們看到，目前公司所屬專業(yè)公司（五金公司、醫(yī)藥公司）所存在的問題：
兩個(gè)專業(yè)公司共性難點(diǎn)：供應(yīng)商、商品分類管理問題以及采購控制問題；采購人員的素質(zhì)問題。
各自難點(diǎn)：醫(yī)藥公司——采購流程的完善（再造）；
五金公司——采購信息化管理的應(yīng)用。
第三部分 公司所屬專業(yè)公司采購系統(tǒng)的突破點(diǎn)及解決對(duì)策
從傳統(tǒng)的采購模式和我們專業(yè)公司采購系統(tǒng)的難點(diǎn)分析中我們發(fā)現(xiàn)：要完善公司兩大專業(yè)公司采購系統(tǒng)，首先要從其存在的難點(diǎn)上尋找突破口。
一、建立和完善供應(yīng)商分類、商品分類管理系統(tǒng)以及采購的控制流程
1、 供應(yīng)商分類管理
將企業(yè)現(xiàn)有的信息、供應(yīng)商信息和入庫單有關(guān)信息進(jìn)行組合，并記錄供應(yīng)商的信用等級(jí)、質(zhì)量等級(jí)、交貨周期、歷史交易價(jià)格，使企業(yè)能夠比較簡單有效地進(jìn)行采購過程的監(jiān)管。將供應(yīng)商分為A、B、C三個(gè)管理等級(jí)，實(shí)行不同方式的管理。此外，還可隨時(shí)查詢供應(yīng)商在某時(shí)段內(nèi)的供貨情況，包括商品質(zhì)量、實(shí)際交易價(jià)格、日期以及平均價(jià)格等信息，通過圖表及數(shù)據(jù)列表做出比較，使查詢更直觀明朗、操作簡單。
2、 商品分類管理
將采購的商品實(shí)行ABC分類管理方法，按商品的采購量、銷售額以及庫存等要素分為A類商品（重要）、B類商品（次要）、C類商品（一般）三個(gè)等級(jí)，然后針對(duì)不同等級(jí)分別進(jìn)行管理控制。
3、 采購控制
采購環(huán)節(jié)往往是企業(yè)經(jīng)營管理中較為薄弱的一環(huán)，因此要建立采購控制流程。可以從以下幾方面入手：
（1）實(shí)物與信息同步入庫。包括：入庫作業(yè)處理、庫存控制、采購管理系統(tǒng)、應(yīng)付帳款系統(tǒng)及信息流程等。
（2）財(cái)務(wù)、審計(jì)雙管齊下。包括：建立控制共建點(diǎn)、實(shí)行職務(wù)分離等。
（3）法律法規(guī)約束。包括：代理權(quán)法、合同法、保密法以及公司相關(guān)規(guī)章制度等。
（4）杜絕采購回扣。包括：在采購前、采購過程中和采購?fù)瓿珊蠖家�有監(jiān)督，做到行政監(jiān)察、財(cái)務(wù)審計(jì)、制度考核三管齊下。
二、切實(shí)提高采購人員的綜合素質(zhì)
對(duì)于采購人員的選用，過去一直比較重視的是“防止作弊，杜絕收授回扣”的觀念，因此“忠厚老實(shí)”是非常重要的條件。但是隨著采購的重要性逐漸被認(rèn)知,采購的復(fù)雜性也隨之日益凸現(xiàn)。它不再是拿錢買東面那么簡單的事情,而變成了一門專業(yè)，采購工作不再是那些只具備忠厚老實(shí)品質(zhì)的人就能夠勝任的。采購人員必須具備與工作復(fù)雜性相適應(yīng)的素質(zhì)和能力，通過專業(yè)化的工作和能力培訓(xùn)達(dá)到甚至超過與企業(yè)和市場要求相適應(yīng)的水平。因此，采購人員的選用對(duì)于企業(yè)的發(fā)展是非常重要的。作為現(xiàn)代企業(yè)來講,采購人員必須具備以下幾方面的素質(zhì)：
1、思想素養(yǎng)方面
采購工作沒有固定規(guī)則可循，加上采購行為稽查困難，使得采購工作成為“良心工作”。因此，覺悟高、品行端正是一個(gè)采購員應(yīng)有的基本素質(zhì)，只有較好的思想品德，處處為企業(yè)大局著想,不貪圖個(gè)人私利，才是做好采購工作的前提。因此采購人員應(yīng)做到以下幾點(diǎn):
（1）志士不飲貪泉之水。采購人員所處理的“訂購單”就是金錢，而采購人員本身就是財(cái)富的代表，擁有采購權(quán)的業(yè)務(wù)人員經(jīng)常會(huì)被各種各樣的缺乏優(yōu)勢(shì)的供應(yīng)商所包圍。只有擁有正直人格的人才能給企業(yè)帶來財(cái)富,才是企業(yè)寶貴的人力資源。
（2）敬業(yè)精神。敬業(yè)精神是指把采購工作當(dāng)作一種事業(yè)來做。大家都知道擁有敬業(yè)精神是做好本職工作的基本要求，有才華的人具備了這種精神才能作出成績。采購人員敬業(yè)精神的好壞會(huì)直接影響企業(yè)供應(yīng)情況。良好的敬業(yè)精神可以保證企業(yè)供應(yīng)的穩(wěn)定,從而保證企業(yè)各方面工作順利運(yùn)行。
（3）承受困難的毅力。采購工作是一項(xiàng)重要、艱巨的工作，要與企業(yè)內(nèi)、外方方面面的人打交道,經(jīng)常會(huì)受到來自企業(yè)內(nèi)外的“責(zé)難”,采購人員具有應(yīng)付復(fù)雜情況和處理各種糾紛的能力，在工作中被誤解時(shí)，能在心理上承受得住各種各樣的“壓力”。
（4）虛心、誠心、耐心。采購人員和供應(yīng)商打交道的過程中往往占據(jù)主動(dòng)地位,擁有局面的控制權(quán)。但是采購人員對(duì)供應(yīng)商的態(tài)度一定要保持公平互惠，尤其對(duì)一些目前還不能建立供求關(guān)系的供應(yīng)商顯得尤為重要。與供應(yīng)商建立良好的合作伙伴關(guān)系過程充滿了艱辛，這要求采購人員要有足夠的耐心，有良好的涵養(yǎng)。只有虛心和耐心地同供應(yīng)商談判，誠心誠意地與供應(yīng)商交往，才會(huì)換來對(duì)方的合作，達(dá)到我們的目的。
2、知識(shí)技能方面
知識(shí)和能力既是相輔相成又是相互獨(dú)立的。知識(shí)是能力的強(qiáng)大后盾,能力是知識(shí)的反映。作為采購人員,只有專業(yè)知識(shí)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的,參加實(shí)踐的能力才是為企業(yè)帶來財(cái)富的根源。
（1)采購人員應(yīng)具備的知識(shí)
采購人員除了具備扎實(shí)的業(yè)務(wù)知識(shí)外，還應(yīng)多了解和熟悉政策、法律知識(shí)；市場知識(shí)；社會(huì)心理知識(shí)；自然科學(xué)知識(shí)；文化基礎(chǔ)知識(shí)等。
（2)采購人員應(yīng)具備的技能
知識(shí)不等于能力,國外心理學(xué)家研究表明,要辦好一件事,知識(shí)起的作用只有1/4,而能力起的作用占3/4,可見能力更為重要。要干好采購工作,采購人員同樣應(yīng)具備相應(yīng)的能力,我們把采購人員具備的能力歸納為以下幾點(diǎn)：